IT SIMPLIFICATION

ERP staat voor Enterprise Resource Planning, een aanduiding die niet echt helpt.

ERP software pakketten zijn systemen voor elektronische gegevensverwerking die de gehele bedrijfsvoering van een onderneming of organisatie kunnen ondersteunen. Bij de inrichting van het pakket worden veel data ingevoerd, zoals de gegevens van klanten, leveranciers, producten, onderdelen, medewerkers etc. Vervolgens is het softwarepakket in staat om alle zakelijke transacties van de organisatie te verwerken en langs alle relevante afdelingen te begeleiden: bijvoorbeeld van offerte aan de klant, via productie en logistiek tot en met de betaling van de factuur door de klant.

Vanuit de gebruiker bezien bestaat het pakket uit een groot aantal schermen of pagina’s die de verschillende stappen in het bedrijfsproces weergeven. Per afdeling worden 1 of meer schermen gevuld of aangevuld met gegevens. Door deze data in te voeren middels de enter-knop worden vervolgschermen voor andere afdelingen geactiveerd. Zodoende worden door dit geïntegreerde softwarepakket de activiteiten van afdelingen met elkaar verbonden en is handmatige of mondelinge overdracht van gegevens veel minder nodig.

Meestal bestaan ERP-software-pakketten uit modules. Kenmerkend voor ERP is dat de verschillende modules 1 gezamenlijke database hebben. Standaard modules zijn: verkoop, inkoop, voorraad, productie (operations), logistiek en administratie (finance). Deze modules worden bijna altijd gebruikt. Andere modules, zoals relatie-management (CRM), personeel (HRM),  service en onderhoud en management-informatie (BI) worden meer selectief gebruikt. Dit zijn functionaliteiten die men ook door middel van gespecialiseerde software-pakketten kan afdekken.

Waar komt die onduidelijke aanduiding ERP vandaan? ERP-pakketten zijn afgeleid van MRP-softwarepakketten die in de  jaren zeventig en tachtig van de vorige eeuw populair waren. MRP staat voor Material Requirements Planning en die software was in staat om de benodigde hoeveelheden grondstoffen en onderdelen tijdens een productieproces aan te sturen en de voorraden te beheersen. Toen MRP pakketten uitgebreid werden met de andere productiemiddelen die tijdens het bedrijfsproces benodigd zijn, zoals personeel en  financiën, is de naam aangepast naar Manufacturing Resource Planning (MRP II). In de jaren negentig zijn deze pakketten verder gecompleteerd met inkoop (de relatie met leveranciers) en verkoop (relatie met klanten) en is de naam Enterprise Resource Planning door adviesbureau Gartner geïntroduceerd. Gartner noemt als de drie voornaamste kenmerken van ERP-pakketten: multifunctioneel, geïntegreerd en modulair.

www.cio.com  June 28, 2012:

‘No company sets out to create convoluted processes supported–sometimes thwarted–by layers of overly complicated technology. But too often, that’s what we face. Applications that require days of training but still generate streams of calls to the help desk. Databases and tools too old for vendors to support, but too vital for CIOs to shut down. Data centers choked with servers and wiring, connected to more just like it.’

Read the article: CIO’s in Search of IT Simplicity

Australian banking and insurance giant Suncorp has announced plans to pour 275 million AUD (217 million Euro) into a technology-simplification program that will rid the organisation of 14 different legacy platforms, and drive annualised savings of AUD 200 million from 2016.

Suncorp Group includes leading general insurance, banking, life insurance, superannuation and investment brands in Australia and New Zealand. The Group has around 16,000 employees and relationships with nine million customers. It is a Top 25 ASX listed company with over AUD 95 billion in assets.

Speaking at Suncorp’s Investor Day, Group CEO Patrick Snowball said the program would invest in modern platforms and systems, reduce the cost of operating and maintaining legacy infrastructure, further streamline legal structures and transition more of the Group cost onto a variable footing.

“Simplification will ultimately deliver a lower cost and more productive organisation, with benefits that extend far beyond efficiency gains,”  Mr Snowball said.

Een overzichtelijke organisatie met duidelijke verantwoordelijkheden en heldere communicatielijnen: dat klinkt heel aangenaam.

Helaas is de werkelijkheid in veel grotere organisaties anders. Je waant je in een doolhof met meerdere middelpunten. Waar komt die complexiteit vandaan? Wie bedenkt dat? Het is een veel-koppig monster met weerbarstige eigenschappen. Een aantal mogelijke oorzaken:

> Intrinsieke oorzaken, ofwel samenhangend met de aard en omvang van de organisatie; bijv. heel erg groot, high tech, overheidsbemoeienis

> Strategische keuzes, of juist het gebrek aan focus in bijv. product-segmenten, acquisities

> Stijl van leidinggeven en communicatie, zoals onvoldoende vergaderdiscipline, communicatie over beslissingen en beleid

> Organisatiestructuur: verdeling van verantwoordelijkheden: centraal-decentraal dilemma’s, aantal hiërarchische lagen

> Operationeel management: bijv. onvoldoende zicht op het bedrijfsproces en de keten

Of is het toch allemaal de schuld van ICT? Met onbegrijpelijk jargon, een eigen agenda, het oerwoud aan softwarepakketten en teveel leveranciers. Wordt vervolgd.

Hierbij alvast wat leesvoer:

- Mastering Complexity – Boston Consultants Group july 2010

- Focus, a simplicity manifesto in the age of distraction – Leo Babuta (free e-book)

- Buurtzorg Nederland: ‘back to basics’ – Jos de Blok ManagementSite 19 april 2011

- Fuck the Manager – Volkskrant Special 28 januari 2012

- Simply Effective – Ron Ashkenas HBR 2010

Zie ook de tab Bronnen rechtsbovenaan bij dit weblog voor links.

Steeds meer gewone mensen schaffen toch maar een iPad aan. Duidelijk goedkopere tablets met Android 3.0 Honeycombe zijn nog schaars, en zonder tablet ben je toch een beetje een sufferd. Dus op naar de BCC. Daar kopen gewone mensen, ik bedoel MS Office-gebruikers en Google-aars, hun iPad.

Waar loopt de niet-Apple-idolaat vervolgens tegenaan?

- Aanmelden bij iTunes is noodzakelijk om de iPad op te starten. ‘Ja, maar ik wil helemaal geen muziek of boeken via Apple kopen.’ Dat doet er niet toe, die iPad doet het gewoon niet zonder link naar iTunes, en verder heb je er weinig last van.

- Accessoires zijn dikvoormekaar: screensaver, bescherm-sleeve achterkant, de oprolbare smartcover is  briljant; kost allemaal wat, maar dan krijg je ook wat. En…ruilen bij BCC: geen probleem.

- Google Chrome mag dan je favoriete webbrowser zijn, Apple denkt daar anders over. Heel storend. Maar niet lang getreurd: Safari, het blijft behelpen, maar doet het ook. Kopieren van bladwijzers, beetje ingewikkeld, maar lukt via iTunes.

- Gmail werkt! Dat is een zegen. Het is een beetje krakkemikkig door de Safari-Gmail-webinterface: het instellingen-icoontje geeft maar een deel van de instellingen weer.

- Whatsapp werkt niet! WhatTF!

- Maar Twitter doet het. Facebook werkt! Youtube ook. LinkedIn is ok en zelfs Hotmail doet mee: nou dat is zo gek nog niet.

- Sommige apps, widgets of shortlinks (ik weet het verschil niet) verschijnen, een beetje knullig, alleen in uitvergroot iPhone formaat, omdat ze daar oorspronkelijk voor gemaakt zijn.

- Eerste dag iTake iPad to kantoor. Geweldig. Wireless even gedoe, maar snel opgelost, niet door de Helpdesk, maar door de iPad-faciltator in huis. Tas een stuk een lichter zonder die laptop.

- Quickoffice Pro gekocht voor Euro 15,99, het beste alternatief voor MS Office. Eerste aankoop in de iTunes-store. Hmmm….het gaat….. Word documenten bewerken ok. Vanzelf in Times Roman, maar weer terug in Office is het oorspronkelijke lettertype er weer, en de wijzigingen ook.

- Powerpoints inzien met QuoPro gaat redelijk. Bewerken, helaas pindakaas. Schijnt wel te kunnen met Powerpoint2003 documenten. Toch maar weer de laptop mee-sjouwen naar kantoor.

- Printen. De iPad is bedoeld voor de paperless society. Koppelen aan een printer zit er niet in. Maar……….Googleprint biedt uitkomst. Printen van e-mails vanuit Gmail naar een thuis-printer doet het. En ook printen vanuit Safari werkt.

-  Waar is de cursor?? In eerste instantie mis je ‘m niet, totdat je in Office-applicaties iets wilt doen. Het is een stomme vraag, want er is ook geen muis: de muis is je touch-wijsvinger. Dat blijft wel wennen.

- De tablet is een perfect format voor semi-digi-analfabeten; het ding ligt op de eetkamer-tafel in de serre, de TV-gids in de krant opzoeken is voorbij, Wordfeud is verslavend, Hotmail doet het en ook Safari went: recepten zoeken lukt en ook de bibliotheek is snel gevonden; de bank werkt en Hockey.nl incl. video’s gehoorzaamt ook.

- Dropbox is ook een zegen. Sowieso. Werkt ook op de iPad soepel, zij het met een beetje onhandige, nl. andere, schermindeling.

- Buitengewoon is het toetsenbord, zeg maar touchboard. In vergelijking met een normaal toetsenbord is het als toen we overstapten van de gewone(!) typemachine naar zo’n IBM elektrische typemachine. Als je kijkt naar de touchtoets, dan staat de letter er al. Geweldig! Maakt duidelijk dat onze toetsenborden stammen uit de periode van voor 1980. Waarom hebben lap- en desktops geen electrisch toetsenbord?

- WordPress weblog (deze dus) bijwerken via de iPad is eng. Ik heb de WordPress for iPad app gedownload via de iTunesstore, maar kan vooralsnog veel van mijn dashboard knoppen niet vinden.

- Geweldig is ook dat je zo’n iPad nooit uitzet. Smartcovertje dichtrollen en iSlaapt. Twee keer per week een nachtje opladen is voldoende.

- Een argument om een tablet te kopen was mijn naïeve gedachte dat je met zo’n ding ook zou kunnen telefoneren. Leuk met die front-camera. Het sleufje voor de kopie-simcard ontbreekt echter. Zit wel op de 3G-modellen, maar is dan alleen bedoeld voor dataverkeer. Het is dus geen telefoon. Bellen kan natuurlijk wel via Skype of andere voip-aanbieder. Nummer aanvragen (niet gratis) en het begint er op te lijken.

- USB? Dat is te flexibel voor Apple. Ons vakantie-appartement met internet bleek helaas een vakantie-appartement zonder internet, want met een (USB-)dongel in plaats van wireless. Ook USB-memory-sticks met foto’s, muziek of presentaties zijn dus niet aan de iPad besteed.

Het is al met al wat getob, maar uiteindelijk krijg je wel wat.

Via VINT

Knowledge engineer, Solution manager, Sevice manager, Lead architect, Documentalist, Controller, IT-manager, Strategie adviseur, Manager infrastructuur, ICT-directeur, Programma-manager, Netwerkbeheerder, Projectmanager, Innovatiespecialist, CIO, Servicedesk medewerker, Informatie analist, Smartphone beheerder, Programmeur, EDP-auditor, Systeembeheerder, Applicatie ontwerper, Embedded software engineer, Architect technische infrastructuur, Security specialist, Gegevensbeheerder, Storage manager, Multi media adviseur, Operator, iPad-specialist, Account manager, Incident manager, Configuration manager, CFO, Applicatiebeheerder, Web master, Autorisatie beheerder, Service manager, Hoofd systeemontwikkeling, QA manager, ICT coördinator, Gegevensbeheerder, Informatie manager, Tester, Team leider, Business process improvement manager, Data architect, Functioneel ontwerper, Netwerk architect, Problem manager, Change manager, pffff…..

Hebben jullie die ook in huis? Sta je er zelf bij?

Wie doet wat? en Wie beslist waar over? Zijn alle benodigde rollen ingevuld? Kan het eenvoudiger en effectiever? Zie het Whitepaper IT Governance voor Beslissers en doe de ICT-besturingsscan.

Bron o.m.: Taken, Functies, Rollen en Competenties in de Informatica – Johan C. Op de Coul

Voor menig non-profit bestuurder, MKB-ondernemer, CEO en staatssecretaris zijn het hoofdpijn-dossiers. Alweer een project dat een jaar langer duurt en 50% meer kost, wie gaat het master data project trekken, het beheer van softwarelicenties rammelt, en hoe zit het met de beveiliging van de iPads?

ICT Vereenvoudiging kan het leven van beslissers veraangenamen en ICT effectiever maken, langs vier lijnen:

Minder ICT betekent ambitie inruilen voor focus. Het is beter om vanuit ICT minder services goed en betrouwbaar te leveren, dan te denken dat iedere brainwave van een divisie-directeur of CFO aandacht moet krijgen. De ICT-zolder opruimen is een eerste stap. Verouderde, niet of weinig gebruikte software en hardware het huis uit werken. Vervolgens innovatie binnen de perken houden. Vernieuwen om te vernieuwen is onzinnig zolang de basics niet op orde zijn. Ook te grote, ambitieuze projecten zijn tot mislukken gedoemd. Opdelen ofwel minder tegelijk doen is het devies.

Meer dezelfde ICT kan door standaardiseren. De afdeling marketing werkt met Apple, de RvB met Blackberry en de rest van de organisatie met HP? Het is een ramp voor IT-beheer en service. Het een illusie om te denken dat software het bestaande bedrijfsproces precies en perfect gaat ondersteunen zoals het nu werkt. Dat leidt tot specifieke software-selecties afwijkend van de rest van de organisatie en tot maatwerk. Niet doen dus. Gewoon kiezen voor standaard software die de collega’s van de andere business units ook gebruiken.

Minder ICT zelf doen is een aantrekkelijk perspectief. Wanneer ICT niet tot de kerncompetenties van de onderneming behoort is outsourcing voor de hand liggend. Absolute voorwaarde is dat de afdeling ICT voldoende gekwalificeerd is om de uitbesteding te managen. Verantwoordelijkheden kunnen immers niet uitbesteed worden aan derden en dat betekent dat kennis en capaciteit in de organisatie beschikbaar moeten zijn en blijven om leveranciers aan te sturen en contracten te beheren. Laten we het voortaan Managed Outsourcing noemen.

Dezelfde ICT beter doen is een open deur, die vaak voorbij gelopen wordt. De performance van ICT kan effectiever en efficiënter op verschillende niveaus. ICT  zonder heldere ICT-strategie en een overzichtelijke ICT-architectuur is als een kip zonder kop. Druk, druk, druk en heel raar: directie alsmaar niet tevreden. Beheer en IT Governance zijn meestal geen populaire thema’s. De aandacht gaat eerder naar meer sexy thema’s als virtualisatie, webbased software en SOA. Gebruikersvriendelijkheid is ook een heilig uitgangspunt. Het Engelse begrip useability drukt het beter uit: het gaat om bruikbaarheid, anders is iedere ICT-functionaliteit zinloos.

Minder ICT vraagt minder aandacht, kost minder en kan beter beheerd worden. Als ICT eenvoudiger kan, dan zou je zeggen dat het eenvoudiger moet. Het gaat immers om het effectief en efficiënt ondersteunen van bedrijfsprocessen met betrouwbare informatie.  Impliciet betekent dit natuurlijk ook dat eenvoudiger bedrijfsprocessen een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan IT Simplification.