IT SIMPLIFICATION

Prettig artikel over het internet in The Guardian van zondag 20 juni 2010. John Naughton schetst de internet-revolutie die ons overkomt in 9 thema’s. Neem er even de tijd voor: niet heel nieuw, maar wel helder en overzichtelijk. Complexiteit in de informatiewereld is volgens Naughton een gegeven. Het aantal actieve deelnemers, de intensieve onderlinge interactie en het tempo van de veranderingen is onvergelijkbaar met wat we eerder meegemaakt hebben. De bijbehorende complexiteit is niet een vergissing of iets onwenselijks: het is een nieuwe realiteit waar we mee om moeten gaan. Vergelijkbaar met een ecosysteem waarin de biodiversiteit plotsklaps enorm is toegenomen. Verzet helpt niet. Ontvankelijkheid, mee-bewegen en de bereidheid om te experimenteren zijn betere strategieën, aldus Naughton.

IBM heeft ruim 1500 CEO’s ondervraagd over hun grootste uitdagingen. In de afgelopen jaren ging het dan altijd over change: hoe ga je om met ingrijpende veranderings-processen. Nu staat het omgaan met complexiteit centraal. ‘Dealing with Complexity’ is de titel die je zou verwachten, maar IBM heeft dat knap ge-re-framed tot ‘Capitalizing on Complexity’. De vier belangrijkste bevindingen:

- Complexiteit zal verder toenemen en meer dan de helft van de CEO’s twijfelt over de eigen vaardigheid om daar mee om te gaan.

- Creativiteit is de belangrijkste eigenschap van sterke leiders.

- De meest succesvolle organisaties gebruiken de inbreng van klanten actief in hun R&D (co-creation) en laten klanten mee-doen in hun kernprocessen.

- De uitblinkers managen complexiteit voor hun organisaties, hun klanten en hun partners door processen en producten te vereenvoudigen, en de behendigheid van hun organisatie te verbeteren.

Bron: IBM Global CEO Study 2010

Interessante vraag in een recent McKinsey Quarterly artikel ‘Putting organizational complexity in its place’ van Julian Birkinshaw en Suzanne Heywood. Het artikel gaat over de perceptie van complexiteit in organisaties. De auteurs stellen dat bestuurders zich vaak teveel zorgen maken over de institutionele complexiteit van de organisatie. Die ontstaat door bijv. het werken in meerdere landen of het aantal verschillende merken of verschillende soorten dienstverlening van de organisatie. Medewerkers hebben meer last van onhandige bedrijfsprocessen, verwarrende taakomschrijvingen of onduidelijke verantwoordelijkheden. Managers hebben een blinde vlek voor deze meer individuele complexiteit en focussen teveel op de institutionele complexiteit. In het artikel wordt wordt gepleit voor onderzoek  naar complexiteit binnen organisaties, bijv. door middel van interne enquêtes. Als hiermee een goed beeld is gevormd, dan kan een nadere analyse plaatsvinden bijv. aan de hand van een typologie voor complexiteit:
a. opgelegde complexiteit (van buitenaf door bijv. wetgeving)
b. intrinsieke complexiteit (hoort bij een bepaalde bedrijfstak of activiteit)
c. ontworpen complexiteit (onderdeel van business model)
d. onnodige complexiteit (door slechte aansluiting tussen organisatie en bedrijfsprocessen)

Bron: McKinsey Quarterly May 2010

‘Beste Allen,

Ik werk op een klein kantoor met 2 collega’s. Op het moment ben ik aan het onderzoeken hoe wij ons ICT gebeuren kunnen vereenvoudigen.

Op het moment hebben we op kantoor 3 computers en een server die op Windows 2003 draait. Die server maakt dagelijks contact met een andere externe server om backups door te sturen. Tevens haalt deze server onze e-mail op van een andere partij die oa. spam filtert. De server wordt onderhouden door een zoon van de directeur maar die heeft niet altijd tijd. Nu zie ik het voordeel van die server nog niet zo in.(is een server overbodig als er maar 3 man werken?)

Wat willen we: …………………………  Wat zijn op dit moment de overwegingen:

1. server behouden maar een professionele partij vinden die het onderhoud pleegt. behoud van sharepoint

2. alles lokaal draaien en via netwerk mappen en printers delen en via bijv. KPN backup’s maken. Outlook synchroniseren met Online Outlook. Sharepoint vervangen door windows verkenner met een duidelijke mappenstructuur.

3. een Virtual Dedicated server huren en alles uit handen geven.

Echter vinden we het heel lastig om een keuze te maken. vandaar deze post. Wat kunnen jullie aan adviezen geven? mijn collega’s zijn beiden 55plus en geen computer experts. Ik trouwens ook niet. We willen een zo stabiel mogelijke oplossing. weinig onderhoud, weinig gezeur. weinig kosten. Alle adviezen zijn welkom! Alvast bedankt!’

Bron: post op forum gathering/tweekers.net, 1 maart 2010

Roger Sessions ziet kansen. Hij heeft uitgerekend dat wij wereldwijd per maand zo’n 500 miljard USD kwijt raken aan IT-falen. Dat biedt mogelijkheden. Sessions, een expert op het gebied van IT-architectuur, is er van overtuigd dat complexiteit de boosdoener is. Hij onderscheidt zes oorzaken van complexiteit in IT:

- Teveel onderdelen of functionaliteiten samengevoegd in 1 systeem ofwel onvoldoende opdeling (decompositie); er zijn teveel interne onderlinge afhankelijkheden tussen onderdelen; die zijn vaak geleidelijk ontstaan door toevoegingen aan het systeem in de loop der tijd. Vraagt om opdelen.

- Teveel kleine onafhankelijke systemen naast elkaar waardoor de onderlinge coordinatie (communicatie) problemen veroorzaakt.  Onvoldoende samenvoeging (recompositie) noemt Sessions dit fenomeen dat gemakkelijk kan ontstaan in een Service Oriented Architecture (SOA) wanneer services te smal gedefinieerd worden.

- Verkeerde opdeling (partitioning failure) kan plaatsvinden wanneer een systeem is opgedeeld in subsystemen, waarbij een onderdeel (data of functionaliteit) is toegewezen aan twee of meer sub-systemen of een onderdeel niet is toegewezen, maar aan de aandacht is ontsnapt.

- Functies moeten worden samengevoegd in 1 subsysteem wanneer het gebruik van de ene functie vrijwel altijd ook het gebruik van de andere functie impliceert. Wanneer functies zijn samengevoegd die niet bij elkaar horen, waardoor een complexe opeenhoping (of kluwen) is ontstaan, spreekt Sessions van verkeerde samenvoeging (synergistic failures).

- Wanneer subsystemen onvoldoende duidelijk van elkaar gescheiden zijn ontstaan afbakenings-problemen. Dit kan voorkomen wanneer subsystemen bijvoorbeeld een gemeenschappelijke database gebruiken.

- Een laatste veel voorkomende oorzaak voor complexiteit zijn volgens Sessions overbodigheden. Onnodige functionaliteit ontstaat meestal door een verkeerde analyse van de business requirements.

Bron: The Six Faces of IT Complexity – Roger Sessions (The ObjectWatch Newsletter, August 2008)

Een eenvoudige rekensom van Roger Sessions.

Na te lezen in zijn white paper “The IT Complexity Crisis: Danger and Opportunity” met bronvermeldingen en uitleg:

- 6,4% van Bruto Nationaal Product (BNP) wordt besteed aan ICT

- 43% daarvan aan IT (hardware, software en IT diensten); rest is communicatietechnologie

- twee derde van de IT-projecten van de US-overheid zijn als risicovol bestempeld

- 65% van projecten zal daadwerkelijk mislukken

- de indirecte kosten van mislukte IT-projecten zijn 7,5 x de kosten van het project

- IT-mislukkingen kosten dan 0,064 x 0,43 x 0,66 x 0,65 x 7,5  = 0,089 (ofwel bijna 9%) van het BNP

- het wereldwijde BNP bedraagt 69.800 miljard USD per jaar

– wereldwijd kosten IT-mislukkingen jaarlijks 6.180 miljard USD ofwel ruim 500 mld USD per maand

Roger Sessions is ruimhartig: hij geeft aan dat het natuurlijk om schattingen gaat: hij kan er 10 tot 20% naast zitten! Het gaat volgens hem niet om de exacte omvang, het gaat om de gigantische omvang.

Wordt vervolgd want ook deze IT Complexity Crisis is een kans.

Complexiteit is een kwestie van te veel of te moeilijk, aldus Hans Fugers, ‘down-to-earth’ ICT’er en mede-auteur van het Sogeti-boek met de prachtige titel  ‘Dansen met de Business’.

Te veel en te moeilijk zijn natuurlijk beide nogal subjectieve begrippen, maar voor het bepalen van de omvang van informatiesystemen is een (min of meer) objectieve methode ontwikkeld: de functiepuntanalyse (FPA). Het meten gebeurt op basis van de relevante functies voor de gebruikers en de bijbehorende gegevensverzamelingen. Daarmee is meteen een belangrijk voordeel van de methode genoemd: de klant is koning. Immers de functionaliteiten zoals die door gebruikers gevraagd zijn staan centraal. Het tellen van functiepunten vindt plaats op basis van standaard telrichtlijnen van Nederlandse origine (NESMA) of op basis van internationale richtlijnen (IFPUG). De FPA is sinds 2003 erkend als ISO-standaard. Hoeveel functionaliteiten een informatiesysteem omvat kan hiermee gemeten worden en ook kunnen informatiesystemen onderling vergeleken worden. Te veel komt daarmee ook in beeld. Het aantal functiepunten kan namelijk gekoppeld worden aan de benodigde programmeertijd. Op basis van internationaal onderzoek en uitwisseling van gegevens zijn productiviteitscijfers verzameld, zodat duidelijk wordt hoeveel uur nodig is om een bepaald aantal functiepunten te realiseren. Daarmee wordt de functiepuntanalyse ook een voorspellende factor voor het welslagen van projecten. Het risico van mislukking is immers groter bij omvangrijke ICT-projecten dan bij kleinere (of opgedeelde) ICT-projecten. Cruciale vraag is of een kritische grens voor de omvang van ICT-projecten aangegeven kan worden op basis van (wetenschappelijk) onderzoek.

Tijdens de implementatie van een nieuw ERP-pakket gaat het bedrijfsproces gewoon door: .

Single-sign-on is een gevleugeld begrip en een voor-de-hand-liggend streven in het kader van ICT Vereenvoudiging.  Het is niet handig om eerst meerdere gebruikersnamen en wachtwoorden in te moeten vullen voor verschillende applicaties alvorens aan het werk te kunnen. Dat geldt in de privesituatie maar ook, of misschien met name in het bedrijfsleven  Het ministerie van EZ (staatssecretaris Frank Heemskerk) heeft een project opgestart om iets te doen aan het grote aantal verschillende inlogsystemen met aparte wachtwoorden van verschillende overheidsdiensten voor ondedrnemers. Er is een budget van 7 miljoen Euro (!) beschikbaar voor het ontwikkelen van nieuwe manieren van eHerkenning teneinde de digitale sleutelbos van ondernemers zo klein mogelijk te maken.  Capgemini heeft eind vorig jaar een rapport over dit vraagstuk opgesteld onder de titel ‘Push to open doors’. Het klinkt allemaal logisch, maar de vraag is of dit probleem echt bestaat. Als MKB- ondernemer heb ik er de afgelopen 15 jaar geen last van gehad. Is dit voor grotere ondernemingen echt een issue? Of is het zo dat het vaak toch verschillende afdelingen zijn die met verschillende overheidsloketten van doen hebben? En is het niet ook zo dat er wel veel verschillende overheidsdiensten zijn, maar dat een aantal daarvan slechts zeer incidenteel gebruikt wordt door ondernemers en een aantal hoog-frequent? In het Capgemini-rapport gaat het niet meer over de probleem-erkenning, maar om het aandragen van oplossingsrichtingen.

Hoe komt het dat de ict binnen organisaties, d.w.z. alle software, hardware, netwerken, telefonie, internet etc., zo ingewikkeld en onbeheersbaar is geworden? Eenvoudige vraag, complex geheel. Een paar invalshoeken: 

1. technologie
2. IT-medewerkers
3. veranderingen van buitenaf
4. management
5. organisatiecultuur

De voortdurende en voortgaande technologische ontwikkeling is ongetwijfeld een belangrijke veroorzaker van de complexiteit. Nieuwe mogelijkheden volgen elkaar in hoge snelheid op en de verleiding is groot om ze uit te proberen of toe te passen. Innoveren. De ict-industrie bevindt zich nog steeds in een onrustige groeifase. Internet-toepassingen, van mobiel naar Personal Digital Assistant, slimmere benutting van server-capaciteit (consolidatie en virtualisatie), telefonie via het netwerk en via computer hardware (VOIP) zijn een paar voorbeelden van actuele issues, maar dit lijstje kan gemakkelijk veel langer gemaakt worden.

IT’ers zijn technische, beta georienteerde medewerkers die veelvuldig verzoeken van gebruikers moeten behandelen en met collega’s moeten overleggen over de informatiebehoeften van de organisatie. Daar zit meestal niet hun kracht. In de loop der jaren zijn it’ers in veel organisaties overmatig klantgericht geworden. U vraagt, wij draaien is ten koste gegaan van de onderlinge samenhang en afstemming binnen ict.

De interactie met de buitenwereld vereist veelvuldig aanpassing van de ict. Vanuit klanten, leveranciers, de overheid worden regelmatig nieuwe eisen gesteld aan de onderlinge informatie-uitwisseling. Bedrijfsovernames, fusies en andere samenwerkingsvormen dwingen tot gehele of gedeeltelijke afstemming van ict-faciliteiten.

Het management heeft inzake ict veel laten gebeuren. Veel directies, raden van bestuur en eindverantwoordelijken voor ict hebben ja gezegd tegen ingrijpende projecten zonder de essentie goed te begrijpen en een harde kritische beoordeling. Voor het beheer van ict binnen organisaties is inmiddels het begrip Governance in gebruik genomen. Dit beheer van hardware (’het wagenpark’), databases, software-liccenties en vooral software aanpassingen is een ondergeschoven kindje.

De bedrijfscultuur is als een saus over de ict-constellatie van een organisatie. Technology driven of conservatief, bureaucratisch of flexibel, kennis georienteerde professionals of uitvoerende arbeid, statisch of dynamisch, locaal of internationaal, decentral of centraal georganiseerd, autocratisch of democratisch aangestuurd: allemaal cultuur-aspecten die een grote invloed hebben op ict-beslissingen bijvoorbeeld in de sfeer van authorisaties en beveiliging, standaard software of maatwerk, het benutten van nieuwe communicatiemogelijkheden, de bereidheid tot outsourcing van ict, etc.

Deze 5 invalshoeken helpen bij een eerste verkenning van oorzaken achter de ict-complexiteit. Aanvullingen?