IT SIMPLIFICATION

Een eenvoudige rekensom van Roger Sessions.

Na te lezen in zijn white paper “The IT Complexity Crisis: Danger and Opportunity” met bronvermeldingen en uitleg:

- 6,4% van Bruto Nationaal Product (BNP) wordt besteed aan ICT

- 43% daarvan aan IT (hardware, software en IT diensten); rest is communicatietechnologie

- twee derde van de IT-projecten van de US-overheid zijn als risicovol bestempeld

- 65% van projecten zal daadwerkelijk mislukken

- de indirecte kosten van mislukte IT-projecten zijn 7,5 x de kosten van het project

- IT-mislukkingen kosten dan 0,064 x 0,43 x 0,66 x 0,65 x 7,5  = 0,089 (ofwel bijna 9%) van het BNP

- het wereldwijde BNP bedraagt 69.800 miljard USD per jaar

– wereldwijd kosten IT-mislukkingen jaarlijks 6.180 miljard USD ofwel ruim 500 mld USD per maand

Roger Sessions is ruimhartig: hij geeft aan dat het natuurlijk om schattingen gaat: hij kan er 10 tot 20% naast zitten! Het gaat volgens hem niet om de exacte omvang, het gaat om de gigantische omvang.

Wordt vervolgd want ook deze IT Complexity Crisis is een kans.

Complexiteit is een kwestie van te veel of te moeilijk, aldus Hans Fugers, ‘down-to-earth’ ICT’er en mede-auteur van het Sogeti-boek met de prachtige titel  ‘Dansen met de Business’.

Te veel en te moeilijk zijn natuurlijk beide nogal subjectieve begrippen, maar voor het bepalen van de omvang van informatiesystemen is een (min of meer) objectieve methode ontwikkeld: de functiepuntanalyse (FPA). Het meten gebeurt op basis van de relevante functies voor de gebruikers en de bijbehorende gegevensverzamelingen. Daarmee is meteen een belangrijk voordeel van de methode genoemd: de klant is koning. Immers de functionaliteiten zoals die door gebruikers gevraagd zijn staan centraal. Het tellen van functiepunten vindt plaats op basis van standaard telrichtlijnen van Nederlandse origine (NESMA) of op basis van internationale richtlijnen (IFPUG). De FPA is sinds 2003 erkend als ISO-standaard. Hoeveel functionaliteiten een informatiesysteem omvat kan hiermee gemeten worden en ook kunnen informatiesystemen onderling vergeleken worden. Te veel komt daarmee ook in beeld. Het aantal functiepunten kan namelijk gekoppeld worden aan de benodigde programmeertijd. Op basis van internationaal onderzoek en uitwisseling van gegevens zijn productiviteitscijfers verzameld, zodat duidelijk wordt hoeveel uur nodig is om een bepaald aantal functiepunten te realiseren. Daarmee wordt de functiepuntanalyse ook een voorspellende factor voor het welslagen van projecten. Het risico van mislukking is immers groter bij omvangrijke ICT-projecten dan bij kleinere (of opgedeelde) ICT-projecten. Cruciale vraag is of een kritische grens voor de omvang van ICT-projecten aangegeven kan worden op basis van (wetenschappelijk) onderzoek.

Tijdens de implementatie van een nieuw ERP-pakket gaat het bedrijfsproces gewoon door: .

Single-sign-on is een gevleugeld begrip en een voor-de-hand-liggend streven in het kader van ICT Vereenvoudiging.  Het is niet handig om eerst meerdere gebruikersnamen en wachtwoorden in te moeten vullen voor verschillende applicaties alvorens aan het werk te kunnen. Dat geldt in de privesituatie maar ook, of misschien met name in het bedrijfsleven  Het ministerie van EZ (staatssecretaris Frank Heemskerk) heeft een project opgestart om iets te doen aan het grote aantal verschillende inlogsystemen met aparte wachtwoorden van verschillende overheidsdiensten voor ondedrnemers. Er is een budget van 7 miljoen Euro (!) beschikbaar voor het ontwikkelen van nieuwe manieren van eHerkenning teneinde de digitale sleutelbos van ondernemers zo klein mogelijk te maken.  Capgemini heeft eind vorig jaar een rapport over dit vraagstuk opgesteld onder de titel ‘Push to open doors’. Het klinkt allemaal logisch, maar de vraag is of dit probleem echt bestaat. Als MKB- ondernemer heb ik er de afgelopen 15 jaar geen last van gehad. Is dit voor grotere ondernemingen echt een issue? Of is het zo dat het vaak toch verschillende afdelingen zijn die met verschillende overheidsloketten van doen hebben? En is het niet ook zo dat er wel veel verschillende overheidsdiensten zijn, maar dat een aantal daarvan slechts zeer incidenteel gebruikt wordt door ondernemers en een aantal hoog-frequent? In het Capgemini-rapport gaat het niet meer over de probleem-erkenning, maar om het aandragen van oplossingsrichtingen.

Hoe komt het dat de ict binnen organisaties, d.w.z. alle software, hardware, netwerken, telefonie, internet etc., zo ingewikkeld en onbeheersbaar is geworden? Eenvoudige vraag, complex geheel. Een paar invalshoeken:

Technologie
IT-medewerkers
Veranderingen van buitenaf
Management
Organisatiecultuur

De voortdurende en voortgaande technologische ontwikkeling is ongetwijfeld een belangrijke veroorzaker van de complexiteit. Nieuwe mogelijkheden volgen elkaar in hoge snelheid op en de verleiding is groot om ze uit te proberen of toe te passen. Innoveren. De ict-industrie bevindt zich nog steeds in een onrustige groeifase. Internet-toepassingen, van mobiel naar Personal Digital Assistant, slimmere benutting van server-capaciteit (consolidatie en virtualisatie), telefonie via het netwerk en via computer hardware (VOIP) zijn een paar voorbeelden van actuele issues, maar dit lijstje kan gemakkelijk veel langer gemaakt worden.

IT’ers zijn technische, beta georienteerde medewerkers die veelvuldig verzoeken van gebruikers moeten behandelen en met collega’s moeten overleggen over de informatiebehoeften van de organisatie. Daar zit meestal niet hun kracht. In de loop der jaren zijn it’ers in veel organisaties overmatig klantgericht geworden. U vraagt, wij draaien is ten koste gegaan van de onderlinge samenhang en afstemming binnen ict.

De interactie met de buitenwereld vereist veelvuldig aanpassing van de ict. Vanuit klanten, leveranciers, de overheid worden regelmatig nieuwe eisen gesteld aan de onderlinge informatie-uitwisseling. Bedrijfsovernames, fusies en andere samenwerkingsvormen dwingen tot gehele of gedeeltelijke afstemming van ict-faciliteiten.

Het management heeft inzake ict veel laten gebeuren. Veel directies, raden van bestuur en eindverantwoordelijken voor ict hebben ja gezegd tegen ingrijpende projecten zonder de essentie goed te begrijpen en een harde kritische beoordeling. Voor het beheer van ict binnen organisaties is inmiddels het begrip Governance in gebruik genomen. Dit beheer van hardware (‘het wagenpark’), databases, software-liccenties en vooral software aanpassingen is een ondergeschoven kindje.

De bedrijfscultuur is als een saus over de ict-constellatie van een organisatie. Technology driven of conservatief, bureaucratisch of flexibel, kennis georienteerde professionals of uitvoerende arbeid, statisch of dynamisch, locaal of internationaal, decentral of centraal georganiseerd, autocratisch of democratisch aangestuurd: allemaal cultuur-aspecten die een grote invloed hebben op ict-beslissingen bijvoorbeeld in de sfeer van authorisaties en beveiliging, standaard software of maatwerk, het benutten van nieuwe communicatiemogelijkheden, de bereidheid tot outsourcing van ict, etc.

Deze 5 invalshoeken helpen bij een eerste verkenning van oorzaken achter de ict-complexiteit. Aanvullingen?