IT SIMPLIFICATION

Outsourcing is an important road that may lead to IT Simplification. It is not a short and straight lane however. Organisational learning on IT outsourcing tends to be slow. There are outspoken opponents as well as enthousiastic supporters. Outsourcing of IT may be followed up by tough renegotiations or even by insourcing back again. From literature and practice 12 Golden Rules for IT Outsourcing are:

1. Outsource only stable and non-core activities; selective or incremental outsourcing is to be preferred above complete, package deal outsoucing

2. Built a business case with costs and benefits; watch the transaction costs and the in-house costs closely; include value creation in the business case and review periodically

3. Formalise the sourcing process with RFI and RFP

4. Ensure supplier capabilities; pay visits to references

5. Multi supplier outsourcing has a higher success rate than one single partner outsourcing

6. Detailled contracts, including mechanisms for changes and innovation, out-perform vague, open-ended contracts; still mutual trust is key

7. Create a triple-win contract for business, IT and suppliers with shared and transparant risks and rewards

8. Establish a IT demand-supply organization before outsourcing

9. Secure the in-house management of external suppliers before transition

10. Manage the transformation tight and keep the transition phase as short as possible

11. Make IT outsourcing a shared business-IT decision

12. Go for a  low risk approach as the risk of failure has proven to be serious

Sources:

Information Technology Sourcing: Reflections and Lessons 1991-2007 –  Willcocks, Leslie, Mary Lacity and Sara Cullen

5 Reasons why outsourcing must move up the CEO’s agenda – Willcocks, Leslie in Shared Services & Outsourcing Network September 2009

Outsourcing Performance 2010 Research Note – Giarte

It’s Trend Time! De IT trends voor 2011 of voor de periode tot 2015 vliegen ons weer om de oren. Tikje vermoeiend, maar ook interessant

Drie CIO’s: Pieter Schoehuijs (AkzoNobel), Arthur Govaert (Draka) en John Wittekamp (KPN) en interviewer Marco Gianotten voorspellen in Management Scope vier IT trends: Consumentisme, Standaardisatie 2.0, CyberSecurity en Intelligent global sourcing.

Over Standaardisatie 2.0 stellen zij o.m.: ‘Door procesketens van kop tot staart te herdefiniëren (van forecast tot het factureren van orders, of van werving tot het vertrek van werknemers) en alleen te kiezen voor applicaties die echt nodig zijn, kunnen portfolio’s van soms wel duizenden applicaties sterk worden gereduceerd.’  Zo.

Zie voor meer trends ReadWriteEnterprise:

- 3 analyst firms on the  trends shaping the future of IT

- 5 trends to watch in the enterprise, part 1

- 8 predictions for IT in 2015 from Gartner

Zijn trefwoorden zijn vereenvoudiging, verregaande integratie, optimalisatie en kwaliteit. Daniel LeBeau (what’s in a name!), vice president management & information systems bij GlaxoSmithKline Biologicals, is door Data News verkozen tot ‘CIO of the Year 2010’ in België.  Lebeau werd door ruim 4.100 Data News-lezers in de top drie cio’s van België gestemd, naast Els Blaton van Axa en Sabine Everaet van Coca-Cola. Een uitgebreide jury van professoren, vooraanstaande it-persoonlijkheden en vertegenwoordigers van diverse gebruikersgroepen bekroonde hem uiteindelijk tot ‘CIO of the Year 2010′.  Bron: Datanews 25 november 2010

‘Beste Allen,

Ik werk op een klein kantoor met 2 collega’s. Op het moment ben ik aan het onderzoeken hoe wij ons ICT gebeuren kunnen vereenvoudigen.

Op het moment hebben we op kantoor 3 computers en een server die op Windows 2003 draait. Die server maakt dagelijks contact met een andere externe server om backups door te sturen. Tevens haalt deze server onze e-mail op van een andere partij die oa. spam filtert. De server wordt onderhouden door een zoon van de directeur maar die heeft niet altijd tijd. Nu zie ik het voordeel van die server nog niet zo in.(is een server overbodig als er maar 3 man werken?)

Wat willen we: …………………………  Wat zijn op dit moment de overwegingen:

1. server behouden maar een professionele partij vinden die het onderhoud pleegt. behoud van sharepoint

2. alles lokaal draaien en via netwerk mappen en printers delen en via bijv. KPN backup’s maken. Outlook synchroniseren met Online Outlook. Sharepoint vervangen door windows verkenner met een duidelijke mappenstructuur.

3. een Virtual Dedicated server huren en alles uit handen geven.

Echter vinden we het heel lastig om een keuze te maken. vandaar deze post. Wat kunnen jullie aan adviezen geven? mijn collega’s zijn beiden 55plus en geen computer experts. Ik trouwens ook niet. We willen een zo stabiel mogelijke oplossing. weinig onderhoud, weinig gezeur. weinig kosten. Alle adviezen zijn welkom! Alvast bedankt!’

Bron: post op forum gathering/tweekers.net, 1 maart 2010

Ik miste ze weer eens de afgelopen weken: mijn eSkills. Om de haverklap meldde mijn PDA: ‘geheugen vol’. Dus foto’s eraf, SMS-jes weg, Google Maps eraf, niets hielp. Kinderen geraadpleegd, kabeltje naar laptop opgespoord, met Verkenner op zoek, ‘dit bestand kan niet verwijderd worden’, etc. Bij de derde Google-zoekpoging na twee weken sores zat ik ineens op het goede forum: een vriend gevonden met hetzelfde euvel! Problem solved. Het ging dus om eSearch. Mijn eSkills hebben me vooral tijd gekost.

Nyenrode gaat een MBA eSkills aanbieden. Het is mij nog niet helder of deze MBA bedoeld is voor toekomstige CIO’s of voor CXO’s in spé, topmanagers in brede zin.

Hebben topmanagers eSkills nodig? Inzicht in ICT? Mij lijkt dat er zeker markt is voor ‘IT for non-IT Executives”.  Maar de ellende zit in de T. De technologie doet niet ter zake. En het gaat ook niet om vaardigheden, maar om begrijpen. Ik denk dat top- en middle managers hun behoefte aan informatie en communicatie-voorzieningen duidelijker moeten kunnen aangeven. Inzicht in de mogelijkheden van ICT is dan handig, maar inzicht in de eigen bedrijfsprocessen en business models is veel belangrijker. Dat zit ook in het Nyenrode-plan. Dan leert men inzien dat de informatiebehoefte dynamisch is en dat het voortdurend tijd en aandacht vergt om ICT aan te sturen. Nog te vaak wordt ICT met een vage opdracht het bos ingestuurd of laat men toe dat ICT met een eigen verhaal door het bos wandelt.

En eSkills voor CIO’s? Ook voor deze doelgroep lijkt mij een MBA Business Insights beter.  Beter begrijpen waar de behoefte aan informatie en aan communicatievoorzieningen vandaan komt. Heel basaal over bedrijfsprocessen en business modellen. Beetje saai misschien, dus een lollig etiket kan helpen. Of moet je zo’n MBA juist niet noemen naar waar het over gaat, zodat het etiket aantrekkelijk is voor meerdere doelgroepen?? Een MBA eSearch zal het qua marketing vrees ik niet goed doen.

November vorig jaar publiceerde Roger Sessions een white paper over de omvang van ICT-mislukkingen. Een gigantisch bedrag rolde uit zijn rekensom die ik eerder samenvatte. Inmiddels is er commentaar. Bruce F. Webster (‘Making IT work since 1974′) kon de aanklacht van Sessions tegen de prestaties van IT niet over zijn kant laten gaan en schreef er een post over op zijn weblog. Webster is een muggenzifter (‘…. Sessions made the simple mistake of using the PDF page count rather than the document’s actual page numbering.’ pffff), maar heeft ook her en der een punt, en die zijn zeer substantieel qua effect. Hij concludeert dat Sessions er voor wat betreft de overheidssector bijna een factor 10 naast zit. Ten aanzien van IT-projecten in het bedrijfsleven vindt Webster dat Sessions ook veel te pessimistisch is. Een goede onderbouwing  door Webster met alternatieve uitkomsten ontbreekt helaas. De ‘over de duim’ berekening van Sessions blijft wat mij betreft interessant en de moeite van het nader onderzoeken en monitoren waard. Ook al gaat het mogelijk  ’slechts’ om enige tientallen miljarden USD per maand.

Lean Thinking is een nuttige invalshoek voor IT Simplification. Vereenvoudiging van ICT is gebaat met het wegnemen van overtolligheden en voorkomen van tijdverspilling. Dat scheelt ook energie. Denk aan ongebruikte software, onvoldoende gebruikte software, langzaam werkende software, service-wachttijden, repeterende werkzaamheden, onnodig-on-the-spot service-werkzaamheden, ongebruikte hardwarecapaciteit, rapportages die niet gelezen worden, niet-werkende apparatuur, onbenutte kennis, slapende databestanden, etc.

Hierbij een aantal publicaties en business voorbeelden inzake Lean IT:

Improving IT Economics: Thinking Lean (CA Whitepaper)
Waterhouse, Peter (CA) Nov 2008

Lean IT
Wikipedia

‘Lean IT”: another buzzphrase for something we’ve been trying to do all along?
McKendrick, Joe  weblog October 12th, 2009

The Case for Lean IT (CA White Paper)
Hurwitz, David (CA) April 2009

British Airways: Case study in ‘Lean IT’
Orlov, Laurie in CIO Update August 26, 2008

Masters of Lean IT
CA Interviews met Tesco, Fujitsu Services en TransUnion

This way up. Interview met Filippo Passerini, CIO Proctor&Gamble
IGlobal Intelligence for CIO

Lean thinking in IT: case studies and advice from practisioners (TransUnion, Flextronics, Harley-Davidson)
searchCIO.com October 15, 2009

Zoals o.m. IBM en Gartner heeft ook Capgemini een jaarlijks onderzoek onder CIO’s.

Gemiddeld genomen hebben volgens dit onderzoek CIO’s in 2009 15% van hun budget in moeten leveren. Maar ze zien dit vooral als een kans om de toegevoegde waarde van IT beter te laten zien. Projecten met een duidelijke bijdrage aan de bedrijfsprocessen krijgen prioroteit.

Het rapport ziet een uitdaging in het daadwerkelijk gebruiken van informatie. Dat is natuurlijk belangrijker dan het in gebruik nemen van nieuwe toepassingen. Daarmee wordt ook onderzoek naar het gedrag van gebruikers relevanter. Het gaat om de levenscyclus van informatie. Vooruitgang kan geboekt worden op drie gebieden:

- verbetering van het gebruik van bestaande informatiesystemen
- realiseren van synergie binnen organisaties op basis van informatie met behulp van IT
- gebruikers leren hoe gegevens te verzamelen, te organiseren en onderhouden

Capgemini denkt dat een nieuw gezamenlijk model voor business – en IT managers nodig is om de levenscyclus van informatie te beheren. Dit nieuwe governance model moet zich concentreren op waardecreatie door cultuur – en gedragsveranderingen m.b.t. het gebruik van informatie. Te realiseren door middel van opleiding en beloning, aldus Capgemini.

Bravo. Het gaat dus meer om Informatie Management dan om Informatie Technologie. Beetje jammer dat Capgemini in navolging van Forrester Research de voorkeur geeft aan de m.i. verwarrende term Business Technology (BT) in plaats van Information Management. Nog beter zou zijn Information and Communications Management, want het is ook bijzonder dat dit CIO-rapport alleen gaat over informatieverschaffing en niet over het faciliteren van communicatie.

Capgemini Global CIO Report 2009: Harnessing Information Value: Could you be a digital winner?