IT SIMPLIFICATION

Knowledge engineer, Solution manager, Sevice manager, Lead architect, Documentalist, Controller, IT-manager, Strategie adviseur, Manager infrastructuur, ICT-directeur, Programma-manager, Netwerkbeheerder, Projectmanager, Innovatiespecialist, CIO, Servicedesk medewerker, Informatie analist, Smartphone beheerder, Programmeur, EDP-auditor, Systeembeheerder, Applicatie ontwerper, Embedded software engineer, Architect technische infrastructuur, Security specialist, Gegevensbeheerder, Storage manager, Multi media adviseur, Operator, iPad-specialist, Account manager, Incident manager, Configuration manager, CFO, Applicatiebeheerder, Web master, Autorisatie beheerder, Service manager, Hoofd systeemontwikkeling, QA manager, ICT coördinator, Gegevensbeheerder, Informatie manager, Tester, Team leider, Business process improvement manager, Data architect, Functioneel ontwerper, Netwerk architect, Problem manager, Change manager, pffff…..

Hebben jullie die ook in huis? Sta je er zelf bij?

Wie doet wat? en Wie beslist waar over? Zijn alle benodigde rollen ingevuld? Kan het eenvoudiger en effectiever? Zie het Whitepaper IT Governance voor Beslissers en doe de ICT-besturingsscan.

Bron o.m.: Taken, Functies, Rollen en Competenties in de Informatica – Johan C. Op de Coul

Voor menig non-profit bestuurder, MKB-ondernemer, CEO en staatssecretaris zijn het hoofdpijn-dossiers. Alweer een project dat een jaar langer duurt en 50% meer kost, wie gaat het master data project trekken, het beheer van softwarelicenties rammelt, en hoe zit het met de beveiliging van de iPads?

ICT Vereenvoudiging kan het leven van beslissers veraangenamen en ICT effectiever maken, langs vier lijnen:

Minder ICT betekent ambitie inruilen voor focus. Het is beter om vanuit ICT minder services goed en betrouwbaar te leveren, dan te denken dat iedere brainwave van een divisie-directeur of CFO aandacht moet krijgen. De ICT-zolder opruimen is een eerste stap. Verouderde, niet of weinig gebruikte software en hardware het huis uit werken. Vervolgens innovatie binnen de perken houden. Vernieuwen om te vernieuwen is onzinnig zolang de basics niet op orde zijn. Ook te grote, ambitieuze projecten zijn tot mislukken gedoemd. Opdelen ofwel minder tegelijk doen is het devies.

Meer dezelfde ICT kan door standaardiseren. De afdeling marketing werkt met Apple, de RvB met Blackberry en de rest van de organisatie met HP? Het is een ramp voor IT-beheer en service. Het een illusie om te denken dat software het bestaande bedrijfsproces precies en perfect gaat ondersteunen zoals het nu werkt. Dat leidt tot specifieke software-selecties afwijkend van de rest van de organisatie en tot maatwerk. Niet doen dus. Gewoon kiezen voor standaard software die de collega’s van de andere business units ook gebruiken.

Minder ICT zelf doen is een aantrekkelijk perspectief. Wanneer ICT niet tot de kerncompetenties van de onderneming behoort is outsourcing voor de hand liggend. Absolute voorwaarde is dat de afdeling ICT voldoende gekwalificeerd is om de uitbesteding te managen. Verantwoordelijkheden kunnen immers niet uitbesteed worden aan derden en dat betekent dat kennis en capaciteit in de organisatie beschikbaar moeten zijn en blijven om leveranciers aan te sturen en contracten te beheren. Laten we het voortaan Managed Outsourcing noemen.

Dezelfde ICT beter doen is een open deur, die vaak voorbij gelopen wordt. De performance van ICT kan effectiever en efficiënter op verschillende niveaus. ICT  zonder heldere ICT-strategie en een overzichtelijke ICT-architectuur is als een kip zonder kop. Druk, druk, druk en heel raar: directie alsmaar niet tevreden. Beheer en IT Governance zijn meestal geen populaire thema’s. De aandacht gaat eerder naar meer sexy thema’s als virtualisatie, webbased software en SOA. Gebruikersvriendelijkheid is ook een heilig uitgangspunt. Het Engelse begrip useability drukt het beter uit: het gaat om bruikbaarheid, anders is iedere ICT-functionaliteit zinloos.

Minder ICT vraagt minder aandacht, kost minder en kan beter beheerd worden. Als ICT eenvoudiger kan, dan zou je zeggen dat het eenvoudiger moet. Het gaat immers om het effectief en efficiënt ondersteunen van bedrijfsprocessen met betrouwbare informatie.  Impliciet betekent dit natuurlijk ook dat eenvoudiger bedrijfsprocessen een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan IT Simplification.

Gevonden op VINT

Veel organisaties beschikken over een onoverzichtelijke hoeveelheid ICT-toepassingen met bijbehorende hoge licentiekosten en onderhoud-inspanningen. Functionele overlap tussen sommige van die softwarepakketten is dan onvermijdelijk en ook de interfaces tussen de verschillende toepassingen vergen veel aandacht en onderhoud.

Daar is het volgende op bedacht: APM ofwel Application Portfolio Management. Het hele zaakje wordt keurig geïnventariseerd, functionaliteiten afgestemd op de gebruikers, voorzover mogelijk gestandaardiseerd, en dat alles ook helemaal volgens de regels, fully compatible.

Helaas is dat geen easy go. De introductie van APM gaat vaak gepaard met Application Overhaul, een grote schoonmaak. Dat is niet zo gek: eerst de bezem er doorheen als een overzichtelijk plaatje nodig is van de software-zolder. Struikelblok bij zo’n grote schoonmaak is legacy software: verouderde, vaak aangepaste en slecht beheerde, maatwerk software in het kern-bedrijfsproces van de organisatie. Zolang er niets gebeurt blijft het wel doordraaien, maar wijzigingen en nieuwe koppelingen zijn buikpijn-veroorzakers. Vernieuwing is een migraine-dossier. Opruimen en APM: liever even niet.

Ook onder het tapijt kan bij een Application Overhaul van alles blijken te liggen. Sommige softwarepakketjes met een klein aantal gebruikers zijn ooit decentraal aangeschaft en vervolgens nooit aangemeld ter ‘naturalisatie’ bij de ICT-afdeling. Omvangrijker is de problematiek van de Excel-oplossingen. Creatieve knutselaars hebben de mooiste toepassingen in Excel gebouwd, vooral als de ICT-afdeling het te druk heeft en de lijn-manager veel haast. Buiten beeld, maar soms cruciaal voor het bedrijfsproces, en daarmee kwetsbaarheid veroorzakend. Kenmerkend voor tapijten is dat men ze liever niet optilt. Weerstand tegen APM, dus.

Maar APM zal door twee ontwikkelingen juist hoger op de prioriteitenlijst komen: Apps en Saas. Organisaties krijgen te maken krijgen met Apps: kleine, soms bijna maatwerk, ICT-toepassingen die handig gebruik maken van gemeenschappelijke platform-software en data.  Nu nog vooral in het prive-domein van de smartphones, maar in toenemende mate ook binnen het bedrijfsleven. Heel gemakkelijk, maar volgens sommigen verslavend. SaaS, ofwel Software as a Service, zorgt ervoor dat software niet formeel aangeschaft hoeft te worden. Op basis van pay-per-use kan een toepassing, als een dienst, via internet gebruikt worden. Daar waar het ondernemerschap gepropageerd wordt, en dat is niet alleen bij Philips, zullen de Apps en de SaaS-oplossingen populair worden. Beide lenen zich immers uitstekend voor decentrale aanschaf en beheer.

Decentraal beheer? Dat is een uitdaging. Of is decentraal Application Portfolio Management juist een kans? APM decentraal beleggen is misschien wel effectiever dan centraal, big brother aangestuurd. En dat levert dan direct een belangrijke ICT-verbeterslag op, aangezien APM nog geen gemeengoed is. Beter decentrale APM dan geen APM. Flankerende afspraken over IT Governance, de besluitvorming over ICT, zijn dan wel een randvoorwaarde.

Tijdens een MSkype conference call gistermiddag was goed te horen of mijn verstandige opmerkingen een plekje kregen in het verslag en de besluitenlijst. Rikke-tikke-tikke-deng-deng-tik-ding-ding…… ratelde door de speakers op mijn kantoor in het rustige park. De eekhoorns keken er van op. Zachter aanslaan van de toetsen hielp niet, het was de laptop.

Hoe lang zou dat nog duren? Dat gedoe met die toetsenborden. Het is toch een beetje alsof je nog telefoneert met zo’n ronde draaischijf. Ratel-ratel-ping-ping. Het is een primitieve fysieke en mechanische overdracht van gewenste signalen aan onze digitale, 3.0, wireless, multi-device, social media wereld. Letter-voor-letter. Het is een handeling die sommigen met 2 handen en 10 vingers tegelijk schijnen te kunnen. Anderen lopen er tennis-ellebogen mee op, en weer anderen zijn totaal verloren als ze bij het snoeien in de tuin zichzelf in de wijsvinger van die andere hand geknipt hebben….

Met een touchscreen wordt het al wat beter. Dat wil zeggen: qua volume. Tenzij er natuurlijk zo’n minuscuul geluidje op de achtergrond mee-miept dat precies hetzelfde hum-brom-toontje geeft als je de goede en wanneer je de de verkeerde toets hebt bevoeld. Je hebt iets aangeraakt, dat weet je dan zeker. Maar nog steeds gaat het letter-voor-letter, leesteken niet vergeten, denk aan de spelling, voor de niet-blind-typers: telkens op en neer kijken van toetsen naar afbeelding, dat hele touchscreen helpt niet fundamenteel.

Zolang onze user devices nog geen gedachten kunnen lezen, moet de hoop gevestigd zijn op spraakherkenning. Een tekst, dus, die soepel op het scherm verschijnt, terwijl je die rustig dicteert alsof de stenograferende directiesecretaresse nooit verdwenen is. Een paar subtiele fysiek-mechanische aanrakingen om te starten en te stoppen, voor correcties, even naar de vorige alinea terug e.d. Dat moet heerlijk zijn: nooit meer tikken. Kan niet lang meer duren.

Het valt niet  mee: TV. Van mijn uitgebreide interview voor het nieuwe VARA TV-programma ‘Kanniewaarzijn’ is in de uitzending maar weinig overgebleven. Presentatrice Astrid Joosten doet daarentegen een aantal uitspraken, waarvan ik dacht: heb ik dat niet zelf gezegd?

httpv://humortv.vara.nl/pa.344112.ict-in-provinciehuis-limburg.html

Ik heb het nogal eens over domme vragen en er gaat dan geen halve minuut voorbij of iemand zegt ‘Domme vragen bestaan niet’. Maar hoe komt het dan dat ik ze zo weinig hoor? Hooguit tijdens de lunch wil er nog wel eens iemand een poging wagen. Maar in een stuurgroep-veragdering of in een directie-overleg?

Ik noem er een paar: Wat is dat cloud computing nou eigenlijk? Hoe is onze website beveiligd? Wat betekent die afkorting ERP? Waarom kan ik in Nederland nog niet met mijn telefoon betalen? Een Document Management System, hebben wij dat wel nodig? Wat zijn apps eigenlijk, is dat hetzelfde als widgets? Van die dingen. Simpel, de meeste mensen weten het natuurlijk wel, maar ….

Ik ben ook een groot voorstander van het herhalen van domme vragen. Gewoon de volgende dag nog een keer doen. Het helpt enorm als binnen organisaties rondom fundamentele thema’s en begrippen een gedeelde interpretatie ontstaat. En dat vereist repetitie.

Dom door-vragen gebeurt ook weinig. Ik bedoel daarmee dat een expert op een domme vraag een kort en bondig (het zou duidelijk moeten zijn) antwoord geeft, en dat iemand dan gewoon zegt: “Ok…., en kun je eeh, dat nog iets verder……. wat doen wij daar eigenlijk mee?” En dan eventueel 5 minuten later nog een keer.

De echte durfal beheerst het dom door-bijten: “Is het misschien een idee om daar korte notitie van 1 of 2 A4-tjes over te schrijven, zodat we allemaal helder hebben en houden hoe het zit?”

Heel dom door-vragen leidt tot gezamenlijke uitgangspunten. En die zijn goud waard.

Recent is een LinkedIn poll gehouden over de vraag: Wat is de belangrijkste reden voor het mislukken van projecten? 35% van de 250 respondenten kiest voor ‘Opdrachtgevers weten niet wat ze willen’ als belangrijkste oorzaak voor falende projecten. ‘Ineffectief gedrag hindert samenwerking’ krijgt 30% van de stemmen. Heel weinig respondenten kiezen voor ‘Projectmanagers missen certificeringen’ (2%) en ook ‘Slecht gebruik van methoden/technieken’ krijgt weinig stemmen (11%). Aan de project-methodologie ligt het dus gelukkig niet. In de commentaren op LinkedIn is terecht gewezen op het ontbreken van een aantal relevante faal-oorzaken in de antwoordcategorieën. Men miste o.m. als faal-factoren: ‘de omvang (te groot, te ambitieus) van projecten’, onvoldoende betrokkenheid gebruikers / voorbereiding’, ‘gebruik van vakjargon in documenten’ en ‘samenstelling projectteam’.

Terug naar de uitkomsten van de enquête. Die sluiten goed aan bij een Slideshare-presentatie over ICT-projecten die ik vorig jaar maakte samen met Arie Klootwijk (Buro Bloemers). Titel: KING2, SuperVisie over projecten.

In ons verhaal is KING1 de eindgebruiker. Uiteindelijk is de klant immers koning. PRINCE2 is een gecertificeerde project- manager, die minder belangrijk is dan het volk denkt. De sleutel voor het welslagen van projecten ligt bij KING2, de opdrachtgever. Duidelijk is dat de opdrachtgever afkomstig moet zijn uit het volk, uit de business dus, en niet uit het ICT-paleis. Potentieel probleem is dat deze KING2 teveel op afstand blijft en niet in actie komt als er signalen komen dat het project minder goed verloopt. Ook gebeurt het dat een stuurgroep wordt ingesteld met meerdere KING2′s: topfunctionarissen die vooral naar elkaar kijken als problemen opdagen. Nog risicovoller is een getrapt opdrachtgeverschap (koning, keizer, admiraal). Denk aan een gedelegeerd opdrachtgever, de opdrachtgever, een voorzitter stuurgroep en een voorzitter programma-stuurgroep ofwel escalatie-management. Het valt niet mee. Het is de kunst om het geheel overzichtelijk en eenvoudig te houden. Ook adequate management-informatie in de vorm van een project-rapportage is een randvoorwaarde voor goed functioneren van KING2. Kort en bondig is het devies.