IT SIMPLIFICATION

Lean Thinking is een nuttige invalshoek voor IT Simplification. Vereenvoudiging van ICT is gebaat met het wegnemen van overtolligheden en voorkomen van tijdverspilling. Dat scheelt ook energie. Denk aan ongebruikte software, onvoldoende gebruikte software, langzaam werkende software, service-wachttijden, repeterende werkzaamheden, onnodig-on-the-spot service-werkzaamheden, ongebruikte hardwarecapaciteit, rapportages die niet gelezen worden, niet-werkende apparatuur, onbenutte kennis, slapende databestanden, etc.

Hierbij een aantal publicaties en business voorbeelden inzake Lean IT:

Improving IT Economics: Thinking Lean (CA Whitepaper)
Waterhouse, Peter (CA) Nov 2008

Lean IT
Wikipedia

‘Lean IT”: another buzzphrase for something we’ve been trying to do all along?
McKendrick, Joe  weblog October 12th, 2009

The Case for Lean IT (CA White Paper)
Hurwitz, David (CA) April 2009

British Airways: Case study in ‘Lean IT’
Orlov, Laurie in CIO Update August 26, 2008

Masters of Lean IT
CA Interviews met Tesco, Fujitsu Services en TransUnion

This way up. Interview met Filippo Passerini, CIO Proctor&Gamble
IGlobal Intelligence for CIO

Lean thinking in IT: case studies and advice from practisioners (TransUnion, Flextronics, Harley-Davidson)
searchCIO.com October 15, 2009

Zie de bijgewerkte tab (rechtsboven) Bronnen.

Roger Sessions ziet kansen. Hij heeft uitgerekend dat wij wereldwijd per maand zo’n 500 miljard USD kwijt raken aan IT-falen. Dat biedt mogelijkheden. Sessions, een expert op het gebied van IT-architectuur, is er van overtuigd dat complexiteit de boosdoener is. Hij onderscheidt zes oorzaken van complexiteit in IT:

- Teveel onderdelen of functionaliteiten samengevoegd in 1 systeem ofwel onvoldoende opdeling (decompositie); er zijn teveel interne onderlinge afhankelijkheden tussen onderdelen; die zijn vaak geleidelijk ontstaan door toevoegingen aan het systeem in de loop der tijd. Vraagt om opdelen.

- Teveel kleine onafhankelijke systemen naast elkaar waardoor de onderlinge coordinatie (communicatie) problemen veroorzaakt.  Onvoldoende samenvoeging (recompositie) noemt Sessions dit fenomeen dat gemakkelijk kan ontstaan in een Service Oriented Architecture (SOA) wanneer services te smal gedefinieerd worden.

- Verkeerde opdeling (partitioning failure) kan plaatsvinden wanneer een systeem is opgedeeld in subsystemen, waarbij een onderdeel (data of functionaliteit) is toegewezen aan twee of meer sub-systemen of een onderdeel niet is toegewezen, maar aan de aandacht is ontsnapt.

- Functies moeten worden samengevoegd in 1 subsysteem wanneer het gebruik van de ene functie vrijwel altijd ook het gebruik van de andere functie impliceert. Wanneer functies zijn samengevoegd die niet bij elkaar horen, waardoor een complexe opeenhoping (of kluwen) is ontstaan, spreekt Sessions van verkeerde samenvoeging (synergistic failures).

- Wanneer subsystemen onvoldoende duidelijk van elkaar gescheiden zijn ontstaan afbakenings-problemen. Dit kan voorkomen wanneer subsystemen bijvoorbeeld een gemeenschappelijke database gebruiken.

- Een laatste veel voorkomende oorzaak voor complexiteit zijn volgens Sessions overbodigheden. Onnodige functionaliteit ontstaat meestal door een verkeerde analyse van de business requirements.

Bron: The Six Faces of IT Complexity – Roger Sessions (The ObjectWatch Newsletter, August 2008)

Wat zijn de voordelen van een website met een eenvoudige ontwerp?

1. Gemakkelijker zoeken, navigeren

2. Pagina’s verschijnen sneller

3. Beter te overzien (‘scannable’)

4. Sneller te ontwerpen en te bouwen

5. Kleinere bestanden en dus minder servercapaciteit nodig

Hoe pak je dat aan

*  verwijder onnodige decoratieve elementen

*  vraag je bij ieder element af of het echt belangrijk en nodig is

*  zorg ervoor dat het onzichtbare deel van je website (code, CMS) net zo eenvoudig is als het zichtbare deel

Mooi artikel met aantal voorbeelden (die ook laten zien dat eenvoud niet per definitie gelijk is aan minimalisme) over website-ontwerp op het weblog www.noupe.com.

In gesprekken over ICT-vereenvoudiging komen regelmatig dezelfde argumenten en sentimenten terug:

* Sommige ICT’ers voelen zich verantwooordelijk voor de ontstane complexiteit; dat maakt het een minder prettig onderwerp

* IT Simplification is nuchter en sober en die back-to-basics-mentaliteit staat haaks op innovatie, extra features, shiny hardware; IT Simplification is een beetje vloeken in de kerk

* IT Simplification vereist vaker nee-zeggen tegen gebruikers en nee-adviseren aan beslissers; dat is lastig

* Vereenvoudiging betekent ook opruimen van de ICT-zolder en dat is werk met ogenschijnlijk weinig toegevoegde waarde; de zolder opruimen is ook risicovol: beter niet aanraken

* ICT Vereenvoudiging vereist beter beheer van ICT binnen organisaties

* IT’ers hebben moeite met gebruikers die denken dat allerlei IT-wensen simpel te realiseren zijn onder het motto ‘anders regelen we het zelf wel’; eenvoud als diskwalificatie voor het vakgebied

* IT Simplification betekent vaak standaardisatie en dat vereist aanpassingsbereidheid en -vermogen; standaardisatie beperkt ook decentrale beslissingsbevoegdheden

* De organisatie, bedrijfsprocessen en verdienmodellen zijn ingewikkeld en divers; pas als business simplification heeft plaatsgevonden, kan ook de ICT verder vereenvoudigd worden

Afbeelding: Franny Thonhauser, kunstenaar in Almere

Interessant interview op CIO.nl met Johan van Kampen, CIO en COO van Royal Swets & Zeitlinger Holding NV (‘Swets Simplifies’). Hij zegt o.m.:

“Houd ICT in je organisatie klein en houd het simpel. Groot betekent vaak ook complex. Wanneer je als CIO al niet meer snapt waar je mee bezig bent, dan betekent dat dat de rest van de organisatie het al helemaal niet meer begrijpt. En als niemand snapt waar je met ICT heen gaat, gaat het gegarandeerd mis.”

Bron: CIO.nl  7 augustus 2009

Hans Reterink (Berenschot) constateert terecht dat bij ICT outsourcing vaak een niet-opgeruimde ICT-constellatie overgedragen wordt aan een externe dienstverlener.  De beheerkosten blijken dan achteraf hoger te zijn dan in de oude eigen-beheer situatie. De interne ICT-afdeling besteedde namelijk onvoldoende of geen tijd aan niet of weinig gebruikte ICT-onderdelen terwijl de externe dienstverlener keurig aandacht wil besteden aan alle onderdelen. Ten onrechte wordt dan geconstateerd dat outsourcing duur is. Eerst opruimen!

Zie ‘Simplificeren bespaart kosten bij outscourcen’ Computable 21 september 2009.

Het was een eenvoudig idee: witte achtergrondschermen kosten meer energie dan zwarte achtergronden. Lampen uit, dat helpt. Zo lijkt het, maar nu blijkt dat toch weer niet zo simpel te zijn. Een test met 23 schermen heeft uitgewezen dat de meeste LCD-schermen mogelijk zelfs iets meer energie gebruiken voor een zwart scherm dan voor een wit scherm. Niet onderzocht is of het zwarte scherm op den duur beter voor de ogen is. De Australiër Toby Heap heeft het zwarte-schermen-idee al een tijdje geleden omgezet in een eenvoudig business model. Blackle is de zwarte versie van Google. Volgens Wikipedia verdient Heap er zo’n 3500 USD per dag mee. (Hetgeen waarschijnlijk nog niet gecontroleerd is in het kader van het nieuwe redactionele beleid inzake persoonsgegevens van Wikipedia.)

Jeroen Versteeg, CEO van Sogeti: ‘De ICT is nog teveel een black box, een ambacht. Het moet veel inzichtelijker, beter te reproduceren, makkelijker. ICT moet systemen bouwen die de openheid waarborgen. De klant wordt de baas. Consumenten krijgen meer te zeggen. Zij eisen, eenvoud, openheid, inzicht in de bedrijfsvoering en voortdurende verantwoording. Wie daar niet op inspeelt, kan inpakken.’  Zo.

Bron: Metro 22 juni 2009

Vlug en Lenig is een populaire naam onder gymnastiek-, handbal- en voetbalverenigingen. Het is een noemer die ook een ICT-afdeling niet misstaat. ‘Goedemiddag, met de afdeling Vlug en Lenig, waar kan ik u mee van dienst zijn?’ Heerlijk zou dat zijn!
Organisaties die IT Simplification hebben doorgevoerd, kunnen zo’n Vlug en Lenig-afdeling hebben. IT Simplification toepassen betekent: minder doen, minder zelf doen, meer van hetzelfde, het zelf begrijpen, ontwarren, ontdubbelen, opruimen en oorzaken aanpakken (zie ‘ICT complexiteit aanpakken’ d.d. 4 mei 2009).
De resultaten zijn:

–>  lagere kosten m.n. door standaardisatie, geen overbodigheden en minder budget-overschrijdingen
–> grotere strategische wendbaarheid bij fusies, overnames of afsplitsingen
–> minder risico’s vanuit ICT voor de continuïteit van de bedrijfsvoering
–> betrouwbaarder management-informatie 
–> beter beheer mogelijk van een opgeruimd geheel  

‘Lean and mean’ is de Angelsaksische aanduiding voor het ambitieniveau. Ik houd het op Vlug en Lenig.