IT SIMPLIFICATION

Grote ICT-projecten blijven moeilijk.

Ter voorkoming van ellende is door de Rijksoverheid de Engelse project-review methode OGC Gateway geadopteerd. Deze methode heeft 2 bijzondere kenmerken: Snelkookpan en Peer-to-peer. De daadwerkelijke review vindt plaats gedurende 1 week; eerst drie dagen interviews, dan een dag schrijven en een dag rapporteren. De reviews worden uitgevoerd door een team bestaande uit 4 collega’s (van hetzelfde stevige niveau) van de opdrachtgever van het project. Zodoende is er meteen level playing field. Bureau Gateway, een onderdeel van het Ministerie van BZK onder leiding van Pieter Frijns, traint de reviewers, bereidt de reviews voor en bewaakt de procedure. Door de intensiteit van de methode en het vereiste hoge niveau van de peers is een grote pool gecertificeerde reviewers nodig. Naar het zich laat aanzien zal de methode ook in andere sectoren en niet alleen voor ICT-projecten gebruikt kunnen worden. In de UK worden bijvoorbeeld de vele projecten in het kader van de Olympische Spelen in 2012 met de Gateway-methode bewaakt. Bureau Gateway orienteert zich dan ook op uitbreiding van het werkveld en het aantal reviewers. Zie: Computable 17 maart 2009 en de website van OGC.

De Wet Openbaarheid Bestuur levert volgens kamerlid Mariko Peters van GroenLinks onvoldoende transparantie op. Zij doet 6 voorstellen om de toegankelijkheidvan documenten te verbeteren:

1. Alle documenten op een openbare lijst (een register)

2. Online beschikbaarheid van alle documenten (en online aanvragen indien een beslissing nodig is)

3. Beter gevulde websites (o.m. met agenda’s, besluiten, wetsvoorstellen, convenanten, deskundigenadviezen e.d.)

4. Betere uitwisseling met open standaarden

5. ICT-projecten zelf transparanter (a la IT Dashboard van regering Obama)

6. Informatietoezichthouder

bron: www. webwereld.nl

‘Taking a page from our efforts here in the Obama Administration, the United Kingdom today launched data.gov.uk- a site to aggregate datasets from the UK government. It is exciting to see the seeds of openness, accountability, and transparency taking root around the world.’

Aldus Vivek Kundera, de federale CIO van de USA en de initiator van de Federal IT Dashboard, over de nieuwe website van de Britse overheid, die overigens veel breder van opzet is. In december meldde Kundera en passant in een diepte-interview met Information Week dat ook de CIO van Nederland interesse heeft om het US-dashboard te kopiëren (bron: webwereld.nl).

De CIO van de federale overheid in de USA, Vivek Kundra, heeft afgelopen zomer een nieuwe website gelanceerd met informatie over de ICT-uitgaven van de verschillende onderdelen van de Amerikaanse overheid: it.usaspending.gov. Het is de moeite waard want het gaat over meer dan 75 miljard US dollar aan uitgaven per jaar. Aanleiding voor Vivek Kundra was het grote aantal projectmislukkingen in ICT. In 2008 ging het om circa een derde van alle ICT-investeringen binnen de overheid.
Het idee achter de website is dat meer inzicht in gegevens over het verloop van projecten leidt tot beter management: ‘….we need a new foundation for management – one built on the values of transparancy, accountability, and responsibility….’. Vivek Kundra vindt het normaal om aan de belastingbetaler inzicht te geven en verantwoording af te leggen. Hij gebruikt de website ook als een instrument om de cultuur binnen de overheid te beinvloeden.
De website ziet er fraai uit. Gekozen is voor dashboard-design met veel drill-downs.

Staatssecretaris van Financiën Jan Kees de Jager heeft een speciale website geopend over e-factureren: www.e-factureren.info.  De website is bestemd voor ondernemers, accountants, overige dienstverleners en softwareproducenten. De website omvat onder meer een handleiding voor ondernemers, een overzicht van actuele ontwikkelingen en ook informatie over e-factureren in en met het buitenland. Door vereenvoudiging van de fiscale regels rondom e-factureren is een besparing voor het bedrijfsleven mogelijk van ca. € 600 mln. De overheid streeft zelf naar 10% e-factureren in 2010. Factuurwijzer.nl heeft de website ontwikkeld in opdracht van het kennisplatform ECP-EPN met subsidie van het ministerie van Economische Zaken.  Ook de website van Factuurwijzer.nl zelf, een initiatief van Silverback, geeft veel informatie over e-factureren.

Vincent Van Quickenborne is Belgisch minister o.a. verantwoordelijk voor Administratieve Vereeenvoudiging. Recent is bekend gemaakt dat  in 2008 door de federale overheid in België administratieve vereenvoudigingen gerealiseerd zijn die een besparing van Euro 92,9 mln hebben opgeleverd. Van dit bedrag is 22 miljoen Euro te danken aan nieuwe openbare electronische toepassingen  in de sfeer van e-government. Voorbeelden van projecten in deze categorie zijn de inschrijving van voertuigen via internet en belasting-aangiften via internet. Voor de periode 2009-2011 zijn door Van Quickenborne de volgende vier belangrijke administratieve vereenvoudigings-projecten aangekondigd:

* versnelling procedure aan- en verkoop van huizen
* electronische aangifte auteursrechten
* gebruik electronische identiteitskaart als vervoerbewijs in openbaar vervoer
* oprichting van verenigingen via internet

Bronnen: De Standaard en HLN België

Nog een voorbeeld van EU-vereenvoudiging: “Vanaf 1 juli zijn de kromme komkommer en de wrattige wortel weer helemaal terug”, aldus Mariann Fischer Boel, Commissaris voor landbouw en plattelandsontwikkeling. “Maar, alle gekheid op een stokje: dit concrete voorbeeld illustreert duidelijk dat het ons menens is met het decimeren van de administratieve rompslomp. Dit soort dingen hoeft niet op EU‑niveau te worden vastgelegd. De markt regelt dat zelf veel beter. Dankzij deze veranderingen zal de consument vrij kunnen kiezen uit een zo groot mogelijk assortiment producten. Het gaat niet aan om producten waar absoluut niets mis mee is, weg te gooien enkel en alleen omdat zij niet de juiste grootte of vorm hebben.”

Een interessante vereenvoudigings-case aangezien in dit voorbeeld juist niet voor standaardisatie van het product gekozen is. Meer standaardisatie in het administratieve deel van het bedrijfsproces is afgewogen tegen meer logistieke rompslomp, rommeliger kistjes in de schappen van de groente-afdeling en tegen nieuwe aanduidingen voor consumenten om het onderscheid met de standaard groente- en fruit-afmetingen te communiceren.

Bron: EU press releases Rapid 30 juni 2009

Vice President Günter Verheugen responsible for Enterprise and Industry, said: “We want ICT products and services to continue to be the drivers of the enormous growth of innovation we have seen during the past 15 years. We want to set the right conditions to boost the competitiveness of the European ICT industry and give fresh impetus to get out of the current economic crisis. A new modern ICT standardisation policy will also allow us to successfully respond to changing societal, market and policy needs.”

Zie het Persbericht en het EU Whitepaper (Modernising ICT Standardisation in the EU – The Way Forward).

Zoals bekend is door staatssecretaris Jan Kees de Jager in 2008 een vereenvoudigings-operatie ingezet bij de Belastingdienst. Vanwege tegenvallende resultaten is vervolgens dit voorjaar door McKinsey een doorlichting van de IT-organisatie van de Belastingdienst uitgevoerd. Opvallend is dat het aanvankelijk ingezette programma Complexiteitsreductie nadrukkelijk is bijgesteld. McKinsey vindt dat deze aanpak te technologisch georienteerd was en adviseert fundamentelere aanpassingen in structuur en cultuur van de IT-organisatie van de belastingdienst. Een overzicht van de concrete maatregelen:

Prioriteit voor het waarborgen van continuiteit van de processen; secundair is het implementeren van nieuwe wetgeving, de innovatie-ambities (technologische vernieuwing) zijn verlaagd

Aanstelling van Informatie-managers per bedrijfsonderdeel, o.m. verantwoordelijk voor het opstellen van functionele specificaties en business cases (ontwikkeling van demand-organisatie); minder generieke oplossingen en meer ontwikkeling per bedrijfsonderdeel

Aanstelling van een CIO, die o.m. expliciet toestemming moet geven voor het opstarten van nieuwe projecten; oprichting van een team Regie en Architectuur, inmiddels opgenomen in een nieuw team IT-Beleid (CIO-Office)

Grote projecten worden opgedeeld in deelprojecten (die elk een werkende functionaliteit moeten opleveren) met een doorlooptijd van maximaal 1 jaar en een budget van maximaal Euro 10 miljoen goed geluisterd naar Rekenkamer-rapport)

Verantwoordelijkheden expliciet beleggen bij individuen in plaats van bij collegiale managementteams; tenminste 50% van de managers dient een IT-achtergrond te hebben (minder bureaucratie, meer doen)

Aanstelling van een Transformatiemanager ter ondersteuning van CIO bij de invoering van de McKinsey-aanbevelingen

Bronnen: Brief directeur-generaal Belastingdienst en Accountancynieuws.nl

Single-sign-on is een gevleugeld begrip en een voor-de-hand-liggend streven in het kader van ICT Vereenvoudiging.  Het is niet handig om eerst meerdere gebruikersnamen en wachtwoorden in te moeten vullen voor verschillende applicaties alvorens aan het werk te kunnen. Dat geldt in de privesituatie maar ook, of misschien met name in het bedrijfsleven  Het ministerie van EZ (staatssecretaris Frank Heemskerk) heeft een project opgestart om iets te doen aan het grote aantal verschillende inlogsystemen met aparte wachtwoorden van verschillende overheidsdiensten voor ondedrnemers. Er is een budget van 7 miljoen Euro (!) beschikbaar voor het ontwikkelen van nieuwe manieren van eHerkenning teneinde de digitale sleutelbos van ondernemers zo klein mogelijk te maken.  Capgemini heeft eind vorig jaar een rapport over dit vraagstuk opgesteld onder de titel ‘Push to open doors’. Het klinkt allemaal logisch, maar de vraag is of dit probleem echt bestaat. Als MKB- ondernemer heb ik er de afgelopen 15 jaar geen last van gehad. Is dit voor grotere ondernemingen echt een issue? Of is het zo dat het vaak toch verschillende afdelingen zijn die met verschillende overheidsloketten van doen hebben? En is het niet ook zo dat er wel veel verschillende overheidsdiensten zijn, maar dat een aantal daarvan slechts zeer incidenteel gebruikt wordt door ondernemers en een aantal hoog-frequent? In het Capgemini-rapport gaat het niet meer over de probleem-erkenning, maar om het aandragen van oplossingsrichtingen.