IT SIMPLIFICATION

over vereenvoudiging van ict in organisaties

Flower

Archive for the ‘Projectmanagement’ Category

Niet Doen!

Het valt niet  mee: TV. Van mijn uitgebreide interview voor het nieuwe VARA TV-programma ‘Kanniewaarzijn’ is in de uitzending maar weinig overgebleven. Presentatrice Astrid Joosten doet daarentegen een aantal uitspraken, waarvan ik dacht: heb ik dat niet zelf gezegd?

httpv://humortv.vara.nl/pa.344112.ict-in-provinciehuis-limburg.html

 

KING2 en projectmanagement

Recent is een LinkedIn poll gehouden over de vraag: Wat is de belangrijkste reden voor het mislukken van projecten? 35% van de 250 respondenten kiest voor ‘Opdrachtgevers weten niet wat ze willen’ als belangrijkste oorzaak voor falende projecten. ‘Ineffectief gedrag hindert samenwerking’ krijgt 30% van de stemmen. Heel weinig respondenten kiezen voor ‘Projectmanagers missen certificeringen’ (2%) en ook ‘Slecht gebruik van methoden/technieken’ krijgt weinig stemmen (11%). Aan de project-methodologie ligt het dus gelukkig niet. In de commentaren op LinkedIn is terecht gewezen op het ontbreken van een aantal relevante faal-oorzaken in de antwoordcategorieën. Men miste o.m. als faal-factoren: ‘de omvang (te groot, te ambitieus) van projecten’, onvoldoende betrokkenheid gebruikers / voorbereiding’, ‘gebruik van vakjargon in documenten’ en ‘samenstelling projectteam’.

Terug naar de uitkomsten van de enquête. Die sluiten goed aan bij een Slideshare-presentatie over ICT-projecten die ik vorig jaar maakte samen met Arie Klootwijk (Buro Bloemers). Titel: KING2, SuperVisie over projecten.

In ons verhaal is KING1 de eindgebruiker. Uiteindelijk is de klant immers koning. PRINCE2 is een gecertificeerde project- manager, die minder belangrijk is dan het volk denkt. De sleutel voor het welslagen van projecten ligt bij KING2, de opdrachtgever. Duidelijk is dat de opdrachtgever afkomstig moet zijn uit het volk, uit de business dus, en niet uit het ICT-paleis. Potentieel probleem is dat deze KING2 teveel op afstand blijft en niet in actie komt als er signalen komen dat het project minder goed verloopt. Ook gebeurt het dat een stuurgroep wordt ingesteld met meerdere KING2′s: topfunctionarissen die vooral naar elkaar kijken als problemen opdagen. Nog risicovoller is een getrapt opdrachtgeverschap (koning, keizer, admiraal). Denk aan een gedelegeerd opdrachtgever, de opdrachtgever, een voorzitter stuurgroep en een voorzitter programma-stuurgroep ofwel escalatie-management. Het valt niet mee. Het is de kunst om het geheel overzichtelijk en eenvoudig te houden. Ook adequate management-informatie in de vorm van een project-rapportage is een randvoorwaarde voor goed functioneren van KING2. Kort en bondig is het devies.

Limburg: bezoek 11 andere Provincies!

De Provincie Limburg heeft een groot probleem met informatievoorziening. Een belangrijk project (Aristoteles) is mislukt en de schade is inmiddels opgelopen tot 2,5 miljoen euro. De provincie heeft nu besloten om een strategisch informatieplan op te stellen. Dat is sowieso een goed idee. Misschien is het ook een idee om eens bij de 11 andere provincies langs te gaan en te vragen hoe zij het doen, die ICT.

Je zou namelijk denken dat die andere 11 provincies ongeveer dezelfde taken uitvoeren als de provincie Limburg.ICT project Aristoteles Limburg

Wat doen provincies eigenlijk? De belangrijkste provinciale taken zijn ruimtelijke ordening (structuurvisies),   milieu (o.m. schoonmaak vanverontreinigde terreinen, afspraken om stank en luchtvervuiling te beperken), waterbeheer (bevaarbaarheid rivieren, sloten en plassen, gezond zwemwater en afvalwaterzuivering van huishoudens en fabrieken), aanleg en onderhoud van wegen en bruggen, bevordering van economische ontwikkeling en werkgelegenheid (lobby bij overheid en vooral EU), behoud van waardevolle landschappen, welzijn (geestelijke gezondheidszorg, bibliotheekwerk, toezicht op verzorgings- en verpleeghuizen), bevorderen cultuur, recreatie en sportbeoefening en toezicht op gemeenten (vooral financieel) en toezicht op de waterschappen.

Dat klinkt naar: veel bevorderen van, toezicht op, samenwerking met, visie ontwikkelen op, behoud van e.d. Vooral een regisserende rol dus. Weinig omvangrijke transactionele processen, met uitzondering misschien van subsidieverlening en vergunningenbeheer.  Je zou denken dat het vooral om kantoorautomatisering gaat voor de ruim 900 medewerkers. Of is het ingewikkelder….??

Gateway: geen stoofpeertjes

Grote ICT-projecten blijven moeilijk.

Gateway afbeeldingTer voorkoming van ellende is door de Rijksoverheid de Engelse project-review methode OGC Gateway geadopteerd. Deze methode heeft 2 bijzondere kenmerken: Snelkookpan en Peer-to-peer. De daadwerkelijke review vindt plaats gedurende 1 week; eerst drie dagen interviews, dan een dag schrijven en een dag rapporteren. De reviews worden uitgevoerd door een team bestaande uit 4 collega’s (van hetzelfde stevige niveau) van de opdrachtgever van het project. Zodoende is er meteen level playing field. Bureau Gateway, een onderdeel van het Ministerie van BZK onder leiding van Pieter Frijns, traint de reviewers, bereidt de reviews voor en bewaakt de procedure. Door de intensiteit van de methode en het vereiste hoge niveau van de peers is een grote pool gecertificeerde reviewers nodig. Naar het zich laat aanzien zal de methode ook in andere sectoren en niet alleen voor ICT-projecten gebruikt kunnen worden. In de UK worden bijvoorbeeld de vele projecten in het kader van de Olympische Spelen in 2012 met de Gateway-methode bewaakt. Bureau Gateway orienteert zich dan ook op uitbreiding van het werkveld en het aantal reviewers. Zie: Computable 17 maart 2009 en de website van OGC.

500 miljard USD per maand???

November vorig jaar publiceerde Roger Sessions een white paper over de omvang van ICT-mislukkingen. Een gigantisch bedrag rolde uit zijn rekensom die ik eerder samenvatte. Inmiddels is er commentaar. Bruce F. Webster (‘Making IT work since 1974′) kon de aanklacht van Sessions tegen de prestaties van IT niet over zijn kant laten gaan en schreef er een post over op zijn weblog. Webster is een muggenzifter (‘…. Sessions made the simple mistake of using the PDF page count rather than the document’s actual page numbering.’ pffff), maar heeft ook her en der een punt, en die zijn zeer substantieel qua effect. Hij concludeert dat Sessions er voor wat betreft de overheidssector bijna een factor 10 naast zit. Ten aanzien van IT-projecten in het bedrijfsleven vindt Webster dat Sessions ook veel te pessimistisch is. Een goede onderbouwing  door Webster met alternatieve uitkomsten ontbreekt helaas. De ‘over de duim’ berekening van Sessions blijft wat mij betreft interessant en de moeite van het nader onderzoeken en monitoren waard. Ook al gaat het mogelijk  ’slechts’ om enige tientallen miljarden USD per maand.

Functiepuntanalyse (FPA)

Complexiteit is een kwestie van te veel of te moeilijk, aldus Hans Fugers, ‘down-to-earth’ ICT’er en mede-auteur van het Sogeti-boek met de prachtige titel  ‘Dansen met de Business’.

Te veel en te moeilijk zijn natuurlijk beide nogal subjectieve begrippen, maar voor het bepalen van de omvang van informatiesystemen is een (min of meer) objectieve methode ontwikkeld: de functiepuntanalyse (FPA). Het meten gebeurt op basis van de relevante functies voor de gebruikers en de bijbehorende gegevensverzamelingen. Daarmee is meteen een belangrijk voordeel van de methode genoemd: de klant is koning. Immers de functionaliteiten zoals die door gebruikers gevraagd zijn staan centraal. Het tellen van functiepunten vindt plaats op basis van standaard telrichtlijnen van Nederlandse origine (NESMA) of op basis van internationale richtlijnen (IFPUG). De FPA is sinds 2003 erkend als ISO-standaard. Hoeveel functionaliteiten een informatiesysteem omvat kan hiermee gemeten worden en ook kunnen informatiesystemen onderling vergeleken worden. Te veel komt daarmee ook in beeld. Het aantal functiepunten kan namelijk gekoppeld worden aan de benodigde programmeertijd. Op basis van internationaal onderzoek en uitwisseling van gegevens zijn productiviteitscijfers verzameld, zodat duidelijk wordt hoeveel uur nodig is om een bepaald aantal functiepunten te realiseren. Daarmee wordt de functiepuntanalyse ook een voorspellende factor voor het welslagen van projecten. Het risico van mislukking is immers groter bij omvangrijke ICT-projecten dan bij kleinere (of opgedeelde) ICT-projecten. Cruciale vraag is of een kritische grens voor de omvang van ICT-projecten aangegeven kan worden op basis van (wetenschappelijk) onderzoek.

Tijdens de verbouwing…….

Tijdens de implementatie van een nieuw ERP-pakket gaat het bedrijfsproces gewoon door: YouTube Preview Image.

Meer ICT-mislukkingen bij overheid

Prof. Chris Verhoef van de Vrije Universiteit in Amsterdam heeft onderzoek gedaan naar het verloop van een groot aantal ICT-projecten. Geconcludeerd is dat in het bedrijfsleven de faalkans van ICT-projecten tenminste 18% is en in de overheidssector tenminste 36%.  De belangrijkste verklaringen voor het verschil tussen overheid en bedrijfsleven zijn de omvang van de projecten (bij de overheid veel groter) en de aanbestedingsregels voor de overheid. In het artikel in NRC Focus van maart 2009 worden als voorbeelden van mislukkingen genoemd: UWV (WIA-project), Hagemeyer (ERP), Belastingdienst (meerdere projecten), ministerie van Defensie (ERP), Hornbach (ERP), Free Record Shop (ERP) en Samas (ERP).

You are currently browsing the archives for the Projectmanagement category.

Page optimized by WP Minify WordPress Plugin