IT SIMPLIFICATION

Roger Sessions komt naar Nederland.

Mark van Holsteijn van de website Simple Architectures organiseert een workshop op 26 en 27 april in Kasteel Woerden. In deze tweedaagse cursus leer je complexiteit in een IT omgeving te identificeren en te kwantificeren. Je leert de principes en de methode om complexiteit te verwijderen uit IT systemen.

Roger Sessions

Roger Sessions is een erkend expert op dit gebied. Hij heeft een methode ontwikkeld om het aantal componenten in een IT-systeem te verkleinen: Simple Interative Partitions (SIP). Zie ook eerdere posts (zoekfunctie rechtsboven).

In de laatste McKinsey Quarterly heeft Marcus Schaper een artikel geschreven met de titel ‘Tackling IT complexity in product design’. De beschrijving van het probleem en de analyse van oorzaken rammelen naar mijn idee nogal. De auteur spreekt o.m. over de ‘predigital world’ alsof die van gisteren is en niet van de vorige eeuw en het effect van de ouderwetse technology push blijft onderbelicht. Desalniettemin zijn de oplossingsrichtingen voor complexiteit in embedded IT in gebruiksartikelen als auto’s, mobiele telefoons en huishoudelijke artikelen ok. Architectuur-denken is nodig, een geintegreerde benadering en bij voorkeur modulaire oplossingen. Bovenal is samenwerking vereist tussen IT-teams en business-teams in een iteratief proces met duidelijke aansturing. Geen easy go.

Helder artikel in de McKinsey Quarterly over het verminderen van de complexiteit in de IT architectuur van grotere organisaties. De auteurs Akella, Buckow en Rey onderscheiden drie fasen: 1. snelle grote opruiming, 2. structurele reductie van complexiteit en 3. business innovation.

Voor de fase van grote opruiming worden drie speerpunten aangegeven. Allereerst pleit men voor het simpelweg op orde brengen van de software-licenties. Het tweede speerpunt is een kritische review van de projectenportfolio op basis van een toetsing op de bijdrage van projecten aan de bedrijfsstrategie en de IT-strategie. Derde aandachtspunt in de grote opruiming is het buiten gebruik stellen van weinig of niet-gebruikte software-apllicaties. Hiermee is het low hanging fruit binnengehaald.

Voor de tweede fase, de structurele complexiteit-reductie, schrijven de Mckinsey-auteurs de volgende thema’s voor:

* Gebruik van standaard oplossingen afdwingen teneinde de hoeveelheid maatwerk drastisch te verminderen

* Hergebruik van reeds beschikbare oplossingen stimuleren door een goede catalogus op te bouwen met beschikbare IT-services en oplossingen

* Databases consolideren en een geïntegreerd datamodel ontwikkelen

* Technologieën in gebruik standaardiseren, zoals programmeertalen, operating systems en integratie-tools

* Complexiteit van interfaces tussen de verschillende software applicaties verminderen door standaard interfaces te gebruiken

* Consolideren op concern-niveau van systemen op divisie- of BU-niveau met dezelfde functionaliteit

Vervolgens pleit McKinsey voor een derde fase van Business Innovation. Dat onderwerp lijkt wat geforceerd aan het artikel toegevoegd te zijn om toch vooral positief te eindigen. Twee aangrijpingspunten worden genoemd: ontwikkeling van een bedrijfsbreed operationeel ICT-model en als tweede: ’shape the future’ (web 2.0 implementatie).

In het artikel wordt menigmaal, en terecht, benadrukt dat het realiseren van substantiële kostenbesparingen door middel van een IT Simplification aanpak alleen slaagt indien het topmanagement voor 100% achter de aanpak staat en business management en IT gezamenlijk optrekken. Minder aandacht is er voor de onontbeerlijkheid van een heldere IT-strategie. Allerlei reducties moeten immers getoetst worden op de fit met de IT-strategie. Bron: McKinsey on Business Technology, number 16 Summer 2009

Zoals bekend is door staatssecretaris Jan Kees de Jager in 2008 een vereenvoudigings-operatie ingezet bij de Belastingdienst. Vanwege tegenvallende resultaten is vervolgens dit voorjaar door McKinsey een doorlichting van de IT-organisatie van de Belastingdienst uitgevoerd. Opvallend is dat het aanvankelijk ingezette programma Complexiteitsreductie nadrukkelijk is bijgesteld. McKinsey vindt dat deze aanpak te technologisch georienteerd was en adviseert fundamentelere aanpassingen in structuur en cultuur van de IT-organisatie van de belastingdienst. Een overzicht van de concrete maatregelen:

Prioriteit voor het waarborgen van continuiteit van de processen; secundair is het implementeren van nieuwe wetgeving, de innovatie-ambities (technologische vernieuwing) zijn verlaagd

Aanstelling van Informatie-managers per bedrijfsonderdeel, o.m. verantwoordelijk voor het opstellen van functionele specificaties en business cases (ontwikkeling van demand-organisatie); minder generieke oplossingen en meer ontwikkeling per bedrijfsonderdeel

Aanstelling van een CIO, die o.m. expliciet toestemming moet geven voor het opstarten van nieuwe projecten; oprichting van een team Regie en Architectuur, inmiddels opgenomen in een nieuw team IT-Beleid (CIO-Office)

Grote projecten worden opgedeeld in deelprojecten (die elk een werkende functionaliteit moeten opleveren) met een doorlooptijd van maximaal 1 jaar en een budget van maximaal Euro 10 miljoen goed geluisterd naar Rekenkamer-rapport)

Verantwoordelijkheden expliciet beleggen bij individuen in plaats van bij collegiale managementteams; tenminste 50% van de managers dient een IT-achtergrond te hebben (minder bureaucratie, meer doen)

Aanstelling van een Transformatiemanager ter ondersteuning van CIO bij de invoering van de McKinsey-aanbevelingen

Bronnen: Brief directeur-generaal Belastingdienst en Accountancynieuws.nl

Vlug en Lenig is een populaire naam onder gymnastiek-, handbal- en voetbalverenigingen. Het is een noemer die ook een ICT-afdeling niet misstaat. ‘Goedemiddag, met de afdeling Vlug en Lenig, waar kan ik u mee van dienst zijn?’ Heerlijk zou dat zijn!
Organisaties die IT Simplification hebben doorgevoerd, kunnen zo’n Vlug en Lenig-afdeling hebben. IT Simplification toepassen betekent: minder doen, minder zelf doen, meer van hetzelfde, het zelf begrijpen, ontwarren, ontdubbelen, opruimen en oorzaken aanpakken (zie ‘ICT complexiteit aanpakken’ d.d. 4 mei 2009).
De resultaten zijn:

–>  lagere kosten m.n. door standaardisatie, geen overbodigheden en minder budget-overschrijdingen
–> grotere strategische wendbaarheid bij fusies, overnames of afsplitsingen
–> minder risico’s vanuit ICT voor de continuïteit van de bedrijfsvoering
–> betrouwbaarder management-informatie 
–> beter beheer mogelijk van een opgeruimd geheel  

‘Lean and mean’ is de Angelsaksische aanduiding voor het ambitieniveau. Ik houd het op Vlug en Lenig.