IT SIMPLIFICATION

Dat klinkt onaardig, maar zo is het niet bedoeld. De afkorting TCO wordt te pas en te onpas gebruikt voor de totale kosten van ICT van een organisatie. Het is populair ICT-jargon. Maar het oorspronkelijke concept van TCO wordt zelden consequent gehanteerd. Te ingewikkeld. Total Cost of Ownership is bedacht door de Gartner Group in de vorige eeuw om ook de kosten van ongemak voor gebruikers, bijvoorbeeld wachttijd (downtime) en opleidingsuren, en de indirecte kosten als doorbelastingen van andere afdelingen (financiën, personeelszaken, facilitair e.d.)  mee te nemen in de totale ICT-kosten van een organisatie. Het bijzondere van het TCO-concept zit dus juist in die indirecte gebruikers- en organisatiekosten.

Interessant concept, leuk plaatje, maar een brug te ver. Want veel organisaties weten vandaag de dag helemaal niet hoeveel men jaarlijks aan ICT uitgeeft: gewoon aan out-of-pocket kosten en afschrijvingen. Dat lijkt mij nog steeds een onmisbaar kengetal.

En ondertussen is TCO alweer ingehaald door methodieken om de toegevoegde waarde van ICT te berekenen. Het gaat immers om de bijdrage van ICT aan het bedrijfsresultaat. Terecht punt, maar nog moeilijker.  Dus eerst maar eens even die gewone jaarlijkse ICT-kosten inventariseren. En die dan ook zo noemen, en niet TCO, want dan zouden we nu ook de kosten van ‘digital distraction’ (spelen met PDA, Twitter, Facebook, LinkedIn, etc) mee moeten nemen. Dan doet zich de vraag voor: is dat nou gemak of ongemak? Maar laten we bij het begin beginnen.

Stel dat je nu zou kunnen gaan naar www.provincialestatenverkiezingen2011.nl.

Een aantrekkelijke homepage verleidt je om door te klikken naar onderwerpen als ‘Je eigen provincie’, ‘Provinciale Staten en Eerste Kamer’, ‘Wat doet een provincie eigenlijk? e.d.  Prominent op de homepage: de STEM!-button. Je klikt er nieuwsgierig op en krijgt onmiddellijk de mededeling ‘ Sorry, stemmen kan alleen op woensdag 2 maart 2011′. Zou dat niet gewoon moeten kunnen? Dat je op 2 maart ‘s nachts, in de vroege ochtend, tijdens de lunch of om 5 voor 24.00 uur via internet je stem kunt uitbrengen? Dat die website je een overzicht biedt van alle programma’s van de deelnemende partijen, inclusief een vergelijkend overzicht per thema. Heldere profielen met foto’s van de kandidaten per partij. Een overzicht van de thema’s die in de afgelopen periode in jouw provincie actueel waren, met links naar relevante nota’s en moties en het stemgedrag van de verschillende partijen.

Natuurlijk heb je dan voor dat stemmen wel een DigiD nodig, net als bij het invullen en opsturen van belastingaangiften via de website van de Belastingdienst. Of misschien is samenwerking met de banken mogelijk waardoor het ook met behulp van een pinpas en chipper of andere digitale identificatiemethode kan. En waarom eigenlijk niet stemmen vanaf je mobiel? Zodat je ook vanuit de trein gebruik kunt maken van je stemrecht.  Bij Rabo of ING kun je vanaf een mobiele telefoon het saldo van een bankrekening checken en duizenden Euro’s overmaken naar weet-ik-wie. Dan kan het vertrouwelijk uitbrengen van een stem in het kader van landelijke, provinciale of gemeentelijke verkiezingen toch niet moeilijk zijn? Wat zou het effect zijn op de opkomst? Ik weet het wel.

De Provincie Limburg heeft een groot probleem met informatievoorziening. Een belangrijk project (Aristoteles) is mislukt en de schade is inmiddels opgelopen tot 2,5 miljoen euro. De provincie heeft nu besloten om een strategisch informatieplan op te stellen. Dat is sowieso een goed idee. Misschien is het ook een idee om eens bij de 11 andere provincies langs te gaan en te vragen hoe zij het doen, die ICT.

Je zou namelijk denken dat die andere 11 provincies ongeveer dezelfde taken uitvoeren als de provincie Limburg.

Wat doen provincies eigenlijk? De belangrijkste provinciale taken zijn ruimtelijke ordening (structuurvisies),   milieu (o.m. schoonmaak vanverontreinigde terreinen, afspraken om stank en luchtvervuiling te beperken), waterbeheer (bevaarbaarheid rivieren, sloten en plassen, gezond zwemwater en afvalwaterzuivering van huishoudens en fabrieken), aanleg en onderhoud van wegen en bruggen, bevordering van economische ontwikkeling en werkgelegenheid (lobby bij overheid en vooral EU), behoud van waardevolle landschappen, welzijn (geestelijke gezondheidszorg, bibliotheekwerk, toezicht op verzorgings- en verpleeghuizen), bevorderen cultuur, recreatie en sportbeoefening en toezicht op gemeenten (vooral financieel) en toezicht op de waterschappen.

Dat klinkt naar: veel bevorderen van, toezicht op, samenwerking met, visie ontwikkelen op, behoud van e.d. Vooral een regisserende rol dus. Weinig omvangrijke transactionele processen, met uitzondering misschien van subsidieverlening en vergunningenbeheer.  Je zou denken dat het vooral om kantoorautomatisering gaat voor de ruim 900 medewerkers. Of is het ingewikkelder….??

Vroeger……. stonden veel fabrieken naast beken en rivieren. Een schoepenrad in het snelstromende water zorgde voor de aandrijving van machines. De stoommachine maakte het al rond 1800 mogelijk om fabrieken door te laten draaien, onafhankelijk van water-, wind- of paardenkracht. Business continuity. Maar nog steeds had iedere fabriek zijn eigen krachtcentrale. Pas aan het einde van de 19de eeuw kon men de energie van stoommachines of -turbines omzetten in elektriciteit en verspreiden via een wisselstroom-netwerk.  In gebieden met veel industrie werd het efficiënter en veiliger om gezamenlijk een stroomgenerator te bouwen en die te verbinden met de individuele fabrieken. De geboorte van de elektriciteitscentrale.

Zo zal het ook gaan met ICT. Veel bedrijven hebben nog een eigen computerruimte met een verzameling servers (file-, mail-, web-, database-, applicatie-, proxy-, etc.-servers), soms een oude telefooncentrale, veel bekabeling, een ingewikkeld koelsysteem en een blusinstallatie. Maar langzaam maar zeker snappen we wat dat mysterieuze ‘Cloud Computing’ betekent. Cloud = Internet. Dus als je cloud computing gebruikt dan gebruik je het internet voor rekencapaciteit en voor data opslag. Niet meer in-house, maar gewoon via internet ergens anders. Niet in de lucht. De afgelopen decennia gebruikten we deze servers op andere locaties vooral om data op te slaan. Zodoende noemen we die centrales met servers nog steeds Datacenters. Dat is een vergissing: het zijn ICT-centrales.

Het is altijd eng om eerste levensbehoeften aan anderen over te laten. Maar zoals de moestuin er alleen nog is voor de liefhebbers, zo zal ook de computer (met rekencapaciteit en gegevensopslag) het pand verlaten. Een diepvriesje met wat reservegroente is soms handig. En bedrijven en organisaties, zoals ziekenhuizen, die nu een noodaggregaat hebben voor het geval de electriciteit uitvalt, zullen ook noodcomputer-faciliteiten in huis houden, maar dit zijn de uitzonderingen.

Nicholas Carr, de man van ‘Does IT Matter?’ (blijft een briljante titel) schreef in 2008 ‘The Big Switch’ over deze parallel tussen ICT en elektriciteit. Op 2 maart 2011 spreekt hij in Amsterdam bij het John Adams Institute. Hij is verguisd en geprezen. Carr is een uitdager. Zijn lezing zal waarschijnlijk vooral gaan over zijn nieuwe boek ‘The Shallows’ over de toenemende oppervlakkigheid in de internet-maatschappij.

Is de ICT van de gemeente Amsterdam anders dan die van Rotterdam, Den Haag of Utrecht?

Gemeenten in Nederland voeren allemaal dezelfde taken uit. Een heel pakket: van paspoorten en rijbewijzen uitdelen, politie en  brandweer organiseren, via de uitvoering van bijstandsregelingen, GGD en  thuiszorg tot en met grondzaken en woningbouw regelen, inzameling huisvuil, de plantsoenendienst, sportfaciliteiten onderhouden en nog veel meer. Dat hebben ze niet zelf bedacht, maar is gewoon vastgelegd in de Grondwet en in de Gemeentewet.

De ICT-ondersteuning, die de 418 Nederlandse gemeenten nodig hebben bij de uitvoering van deze taken, kan niet erg verschillend zijn. De bedrijfsprocessen en werkprocessen moeten op elkaar lijken, zo niet identiek zijn, net als de management-informatiebehoefte ……. tenzij iedere gemeente en iedere ICT-afdeling zijn eigen ding mag doen.

Nu is het wel zo dat de kleinste gemeente, Schiermonnikoog, nog geen 1000 inwoners telt, en de grootste gemeente, Amsterdam, een stuk of 780.000. Dat zal leiden tot verschillen in de benodigde ICT-constellatie. Laten we de 418 gemeenten indelen in drie clusters:

- 25 grotere gemeenten met meer dan 100.000 inwoners

- 180 middelgrote gemeenten met tussen de 25.000 en 100.000 inwoners

- 215 kleinere gemeenten met minder dan 25.000 inwoners.

Die 180 middelgrote gemeenten vormen de harde kern, daar wonen de meeste burgers. Dat zullen er alleen maar meer worden als gevolg van lopende gemeentelijke herindelingen, waarbij met name kleine gemeenten samengevoegd worden. Voor die middelgrote gemeenten moet een standaard ICT-configuratie (hardware, software en architectuur) bedacht worden: de Gemeente Standaard ICT (GESI).

De 215 kleinere gemeenten kunnen volgens mij qua ICT het beste op regionale basis samenwerken in ca 20 Shared Service Centra.  Die SSC’s kunnen hun configuratie dan weer in grote lijnen baseren op de GESI. De 25 grotere gemeenten moeten ook GESI toepassen, tenzij er bijzondere redenen zijn om een andere oplossing te kiezen. Verder stel ik me voor alle gemeenten en SSC’s verplicht gebruik maken van een stuk of 4 landelijk verspreide gemeentelijke datacentra voor dataverwerking- en data-opslagcapaciteit. Met onderlinge uitwijk natuurlijk. Alle servers de deur uit!

Twee belangrijke voordelen: gemeentelijke kostenbesparing en landelijke kostenbeheersing. In 2010 zijn de softwarekosten van gemeenten met 25 procent toegenomen, blijkt uit de ICT Benchmark Gemeenten van adviesbureau M&I. Naar verwachting zullen de kosten ook de komende jaren zullen stijgen, omdat er bij veel gemeenten sprake is van een investeringsachterstand. Een tweede voordeel is dat de kosten en andere consequenties van beleidswijzigingen in de Haagse politiek ook voortaan beter in te schatten zijn en meegenomen kunnen worden in de besluitvorming.

KING, een adviesorgaan voor gemeenten, zit op eenzelfde lijn van standaardisatie en SSC’s. Er zijn al een Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA), Referentiemodellen voor Gemeentelijke Basisgegevens (RGBZ en RSGB) en een Standaard Uitwisselingsformaat (StUF). Veel denkwerk is al verricht blijkbaar. Nu doorpakken dus! Of redeneer ik te simpel?

Relativeren is een prima manier om te vereenvoudigen:

De homepage met trailer is ook de moeite waard.