IT SIMPLIFICATION

U kent natuurlijk Odgers Berndtson.

OB is een executive search bureau met 210 partners, 46 kantoren in 27 landen wereldwijd en USD 245 mln omzet in 2010. In Nederland nr 3 onder de headhunters en wereldwijd dus ook een top-10 speler.

OB heeft een CIO practice in Londen. Caroline Sands en Alan Mumby van dit kantoor hebben de  zes eigenschappen op een rijtje gezet die bovenaan het verlanglijstje staan bij CIO-search-opdrachten. De Engelstalige omschrijvingen spreken voor zich:

*  Emotional Intelligence

*  Calm under Fire

*  A tendency to Action

*  Global perspective and cultural sensitivity

*  Well developed commercial instinct

*  No inherent interest in IT – just what it can do

Vooral het laatste punt springt er uit: No inherent interest in IT! In de Nederlandse vertaling op www.cio.nl heeft men zich beperkt tot ‘Verstand van wat IT kan doen’. Dat klinkt al heel anders. Al met al toch een interessant lijstje van OB met een stevig accent op sociale vaardigheden. Wellicht nuttig voor sollicitanten om zich te spiegelen aan de ADO-voetballer Wesley Verhoek, een gevoelsman bij uitstek. Zie zijn voorbeeldige en heldere interview met de NOS.

Tijdens een MSkype conference call gistermiddag was goed te horen of mijn verstandige opmerkingen een plekje kregen in het verslag en de besluitenlijst. Rikke-tikke-tikke-deng-deng-tik-ding-ding…… ratelde door de speakers op mijn kantoor in het rustige park. De eekhoorns keken er van op. Zachter aanslaan van de toetsen hielp niet, het was de laptop.

Hoe lang zou dat nog duren? Dat gedoe met die toetsenborden. Het is toch een beetje alsof je nog telefoneert met zo’n ronde draaischijf. Ratel-ratel-ping-ping. Het is een primitieve fysieke en mechanische overdracht van gewenste signalen aan onze digitale, 3.0, wireless, multi-device, social media wereld. Letter-voor-letter. Het is een handeling die sommigen met 2 handen en 10 vingers tegelijk schijnen te kunnen. Anderen lopen er tennis-ellebogen mee op, en weer anderen zijn totaal verloren als ze bij het snoeien in de tuin zichzelf in de wijsvinger van die andere hand geknipt hebben….

Met een touchscreen wordt het al wat beter. Dat wil zeggen: qua volume. Tenzij er natuurlijk zo’n minuscuul geluidje op de achtergrond mee-miept dat precies hetzelfde hum-brom-toontje geeft als je de goede en wanneer je de de verkeerde toets hebt bevoeld. Je hebt iets aangeraakt, dat weet je dan zeker. Maar nog steeds gaat het letter-voor-letter, leesteken niet vergeten, denk aan de spelling, voor de niet-blind-typers: telkens op en neer kijken van toetsen naar afbeelding, dat hele touchscreen helpt niet fundamenteel.

Zolang onze user devices nog geen gedachten kunnen lezen, moet de hoop gevestigd zijn op spraakherkenning. Een tekst, dus, die soepel op het scherm verschijnt, terwijl je die rustig dicteert alsof de stenograferende directiesecretaresse nooit verdwenen is. Een paar subtiele fysiek-mechanische aanrakingen om te starten en te stoppen, voor correcties, even naar de vorige alinea terug e.d. Dat moet heerlijk zijn: nooit meer tikken. Kan niet lang meer duren.

Volgens Gartner zullen de wereldwijde uitgaven aan ICT in 2011 ongeveer 3600 miljard US Dollar bedragen. Ik heb de punten en komma’s nog even nagekeken, en de definities van billion, biljoen, trillion en triljoen, maar dat is ruim 2,4 biljoen Euro, in 1 jaar dus. Ik denk dan tegen-woordig al snel ‘Kanniewaarzijn’, maar als Gartner het zegt, dan zal het ongeveer kloppen. Deze ICT-uitgaven zijn in 2011 als volgt te verdelen over vier categorieën: hardware 11%,  software 7%, IT services 23% en telecom 59%.

Zou het nou zo zijn dat de gemiddelde CIO in Nederland zo’n 60% van zijn of haar tijd, ofwel 3 dagen per week, besteedt of zou moeten besteden aan telecom? Of is dat te eenvoudig geredeneerd?

Communicatie is moeilijk. Mensen hebben nou eenmaal last van slecht kunnen luisteren, vooringenomenheden, een matig geheugen, onhandig woordgebruik, wisselend humeur, etc. In de media-mix leiden e-mails vaak sneller tot irritatie dan verwacht. En het gaat dan van kwaad tot erger. E-mail-irritatie verdiept zich tot een serieus conflict. Hoe komt dat?

1. E-mails zijn soms laf. Het komt voor dat je iemand iets moet zeggen of wilt vragen of opdragen dat niet leuk, aardig of prettig is. In plaats van naar de persoon toe te gaan, kun je even opbellen. Maar telefoneren is nog steeds heel direct. Dan gaat die ander dingen terug zeggen. Als je een e-mail stuurt dan kan de persoon in kwestie niet direct antwoorden. Het is een adequate manier om de confrontatie te vermijden. Frustraties of boosheid uiten via de mail is een zwaktebod. Delegeren via de e-mail zit ook in deze categorie.

2. Te kort door de bocht schrijven. Een e-mail is geen formele brief. Tegelijk is een e-mail ook weer niet zo kort als een sms-je. E-mail leent zich er prima voor om in min of meer spreektaal iets klip en klaar op te schrijven. De risico’s zijn: te duidelijk of onzorgvuldige formuleringen.  Spreektaal zonder klank of gelaatsuitdrukking erbij is moeilijker te interpreteren. Het is ook logisch dat de emoticons uit de wereld van instant en short messaging  soms ook in e-mails gebruikt worden.

3. Slecht lezen. E-mails worden vaak snel en oppervlakkig gelezen. Tussen de bedrijven door gescand. Vaak multi-taskend, maar de eerste indruk is dan al gesettled. Zeker als er iets negatief geinterpreteerd kan worden. ‘Verkeerd begrepen’ ligt op de loer. Zorgvuldiger tweede lezing helpt niet meer echt. Dit risico is flink vergroot door het lezen van e-mails vanaf de kleine schermpjes van pda’s.

4. Te snel antwoorden. De verleiding is groot om op een e-mail direct te antwoorden met een e-mail. Veel mensen willen hun in-box leeg houden. De Send-knop is dichtbij. Er kan gemakkelijk een irritatie-versnelling ontstaan. Dit risico is kleiner geworden door het lezen van e-mails vanaf pda’s. De pda nodigt niet uit tot het schrijven van e-mails. Degenen die dat wel doen, antwoorden in sms-stijl en dat kan beide kanten op: variërend van ‘laten we het er snel even over hebben’ tot ‘ik begrijp niet hoe je hierbij komt’.

5. Te traag of niet antwoorden. E-mail verzenders verwachten eigenlijk dezelfde dag antwoord. De volgende dag kan nog net. Als dat uitblijft, en er is al enige irritatie, dan groeit die. Multi-mail-ontvangers en pda-e-mail-lezers antwoorden vaak helemaal niet. Dat is heel irritant en leidt niet tot een telefoontje, of even langs lopen, maar tot een nog iets geirriteerdere reminder-mail. Soms al na een dag.

6. Te uitgebreid antwoorden. E-mail communicatie is niet geschikt voor interactie met veel overwegingen en argumenten. Eenzijdig een wat uitgebreidere mail sturen om bijvoorbeeld een standpunt helder te maken kan nog. Maar er op reageren via de e-mail met een antwoord op al die punten , werkt niet.

7. Oneigenlijke kopie-ontvangers. Leidinggevenden ontvangen regelmatig cc’s van e-mail tussen, van of aan ondergeschikten, waarbij de cc eigenlijk bedoeld is om de baas te attenderen op een narigheid. Dat leidt gemakkelijk tot meer narigheid. Mails kunnen ook, zonder medeweten van de verzender, doorgestuurd worden naar onbedoelde ontvangers. Met onbedoelde effecten.

Als de e-mail irritatie eenmaal op gang is, dan valt het niet mee om weer on speaking terms te komen: elkaar vis-a-vis te spreken of te bellen. Er ontstaat een moeilijk te doorbreken wapenstilte. Het probleem in kwestie lost zich vaak (vanzelf) op, maar de irritatie blijft.

Dus, bij gevoelige en/of  negatieve berichten: gebruik e-mail niet om de directe confrontatie te vermijden en bij uitgebreide berichten: antwoord niet inhoudelijk per mail.  Hou het simpel en kies voor een medium met direct tweerichtingsverkeer: even bellen, zodat de ander je kan horen, of nog beter skypen, zodat je elkaar kunt zien, of nog, nog beter even langsgaan, kopje koffie, rustig uitleggen aan elkaar hoe en waarom je er in zit, zoals je er in zit. Ook ik zal mijn leven beteren.

Voor mensen die ‘s avonds hun ouderwetse opwindbare rinkelwekker in een soepbord met kleingeld moeten zetten om ‘s morgens wakker te worden:

Moet intrabraak zwaarder bestraft worden? In de afgelopen 10 tot 15 jaar is intrabreken vooral gezien als bijzondere hobby van computernerds en vervolgens ook als een methode om de veiligheid van digitale netwerken en user interfaces te testen.  De beste inbrekers zijn de beste beveiligingsexperts was het adagium. Dat is prima, maar neemt niet weg dat op inbraak straf staat. De schade die door inbraak op afstand in digitale netwerken en apparaten aangericht wordt is vaak veel groter dan bij normale inbraken. Ook de maatschappelijke consequenties zijn groter, zowel qua gevoel van maatschappelijke onveiligheid als qua kosten voor systeemaanpassingen. Op dit moment is de straf voor het binnendringen in een computersysteem of netwerk maximaal 1 jaar of een geldboete van 16.750 Euro.  Als het binnendringen gepaard gaat met het kopiëren van gegevens, het gebruiken van verwerkingscapaciteit of het gebruik van een computer als springplank op bijv. binnen een intranet ook binnen te dringen in andere computers, dan wordt de maximum gevangenisstraf 4 jaar.  Dat zijn voor intrabraken dus veel zwaardere straffen dan nu nog voor gewone inbraken staan. Op een doorsnee inbraak staat geen celstraf, maar alleen een geldboete. Pas als bij herhaling komt de gevangenis in beeld. De strafmaat lijkt dus niet het probleem, maar misschien is het de onbekendheid van de stevige strafmaat voor computervredebreuk, zoals dit delict in het juridische jargon eufemistisch heet. Dat woord doet meer aan het verzenden van spam denken, waar alleen geldboetes op staan. Maar, ga je in je vrije tijd nog wel intrabreken in zo’n OV-chipcard of in een verkiezingen-stem-computer, als je weet dat er maximaal 4 jaar gevangenisstraf op staat?

Relativeren is een prima manier om te vereenvoudigen:

De homepage met trailer is ook de moeite waard.