IT SIMPLIFICATION

Communicatie is moeilijk. Mensen hebben nou eenmaal last van slecht kunnen luisteren, vooringenomenheden, een matig geheugen, onhandig woordgebruik, wisselend humeur, etc. In de media-mix leiden e-mails vaak sneller tot irritatie dan verwacht. En het gaat dan van kwaad tot erger. E-mail-irritatie verdiept zich tot een serieus conflict. Hoe komt dat?

1. E-mails zijn soms laf. Het komt voor dat je iemand iets moet zeggen of wilt vragen of opdragen dat niet leuk, aardig of prettig is. In plaats van naar de persoon toe te gaan, kun je even opbellen. Maar telefoneren is nog steeds heel direct. Dan gaat die ander dingen terug zeggen. Als je een e-mail stuurt dan kan de persoon in kwestie niet direct antwoorden. Het is een adequate manier om de confrontatie te vermijden. Frustraties of boosheid uiten via de mail is een zwaktebod. Delegeren via de e-mail zit ook in deze categorie.

2. Te kort door de bocht schrijven. Een e-mail is geen formele brief. Tegelijk is een e-mail ook weer niet zo kort als een sms-je. E-mail leent zich er prima voor om in min of meer spreektaal iets klip en klaar op te schrijven. De risico’s zijn: te duidelijk of onzorgvuldige formuleringen.  Spreektaal zonder klank of gelaatsuitdrukking erbij is moeilijker te interpreteren. Het is ook logisch dat de emoticons uit de wereld van instant en short messaging  soms ook in e-mails gebruikt worden.

3. Slecht lezen. E-mails worden vaak snel en oppervlakkig gelezen. Tussen de bedrijven door gescand. Vaak multi-taskend, maar de eerste indruk is dan al gesettled. Zeker als er iets negatief geinterpreteerd kan worden. ‘Verkeerd begrepen’ ligt op de loer. Zorgvuldiger tweede lezing helpt niet meer echt. Dit risico is flink vergroot door het lezen van e-mails vanaf de kleine schermpjes van pda’s.

4. Te snel antwoorden. De verleiding is groot om op een e-mail direct te antwoorden met een e-mail. Veel mensen willen hun in-box leeg houden. De Send-knop is dichtbij. Er kan gemakkelijk een irritatie-versnelling ontstaan. Dit risico is kleiner geworden door het lezen van e-mails vanaf pda’s. De pda nodigt niet uit tot het schrijven van e-mails. Degenen die dat wel doen, antwoorden in sms-stijl en dat kan beide kanten op: variërend van ‘laten we het er snel even over hebben’ tot ‘ik begrijp niet hoe je hierbij komt’.

5. Te traag of niet antwoorden. E-mail verzenders verwachten eigenlijk dezelfde dag antwoord. De volgende dag kan nog net. Als dat uitblijft, en er is al enige irritatie, dan groeit die. Multi-mail-ontvangers en pda-e-mail-lezers antwoorden vaak helemaal niet. Dat is heel irritant en leidt niet tot een telefoontje, of even langs lopen, maar tot een nog iets geirriteerdere reminder-mail. Soms al na een dag.

6. Te uitgebreid antwoorden. E-mail communicatie is niet geschikt voor interactie met veel overwegingen en argumenten. Eenzijdig een wat uitgebreidere mail sturen om bijvoorbeeld een standpunt helder te maken kan nog. Maar er op reageren via de e-mail met een antwoord op al die punten , werkt niet.

7. Oneigenlijke kopie-ontvangers. Leidinggevenden ontvangen regelmatig cc’s van e-mail tussen, van of aan ondergeschikten, waarbij de cc eigenlijk bedoeld is om de baas te attenderen op een narigheid. Dat leidt gemakkelijk tot meer narigheid. Mails kunnen ook, zonder medeweten van de verzender, doorgestuurd worden naar onbedoelde ontvangers. Met onbedoelde effecten.

Als de e-mail irritatie eenmaal op gang is, dan valt het niet mee om weer on speaking terms te komen: elkaar vis-a-vis te spreken of te bellen. Er ontstaat een moeilijk te doorbreken wapenstilte. Het probleem in kwestie lost zich vaak (vanzelf) op, maar de irritatie blijft.

Dus, bij gevoelige en/of  negatieve berichten: gebruik e-mail niet om de directe confrontatie te vermijden en bij uitgebreide berichten: antwoord niet inhoudelijk per mail.  Hou het simpel en kies voor een medium met direct tweerichtingsverkeer: even bellen, zodat de ander je kan horen, of nog beter skypen, zodat je elkaar kunt zien, of nog, nog beter even langsgaan, kopje koffie, rustig uitleggen aan elkaar hoe en waarom je er in zit, zoals je er in zit. Ook ik zal mijn leven beteren.

Knopen doorhakken over ICT is lastig. Het gaat altijd over big money, er is veel vakjargon, innovatie jakkert voort, ongemak voor gebruikers dreigt, IT security, pfff…..

IT Governance is het thema. Marketing Governance? HR Governance? Financial Governance? Nooit van gehoord. Corporate Governance wel, maar dat klinkt ook als een relevant onderwerp. Hoezo eigenlijk IT Governance? We hebben hier een kernprobleem van ICT in organisaties te pakken. Er zijn veel boeken en artikelen over IT Governance geschreven. In de wetenschap zijn Peter Weill en Jeanne Ross de meest relevante auteurs. Er is ook een serieus IT Governance Institute. De neiging is groot om het ‘vakgebied’ te verbreden. IT management, security & risk management, beheer van hardware en software, compliancy, ICT-strategievorming, control. Wat valt er eigenlijk niet onder IT Governance?

Volgens mij is het simpel: IT Governance gaat over aansturing en besluitvorming: Wie gaat er hier eigenlijk waar over, als we het over ICT hebben? De relevante rollen moeten belegd zijn binnen de organisatie. De verdeling van taken en verantwoordelijkheden is inzichtelijk te maken door de ICT-onderwerpen in een RAPID- of RACI-matrix te verdelen over de functies en overlegorganen. Samen met een inventarisatie van het geldende ICT-beleid (principes, beleidskeuzes, recente notities) ontstaat een helder plaatje van de IT Governance. Vergeet niet de interne corporate governance toe te voegen. Zonder context geen ICT. Zo ontstaat helderheid en duidelijkheid.

Maar gaat het ook werken, zo’n notitie over IT Governance? Definitieve besluitvorming wordt vaak uitgesteld, terwijl de werkelijkheid door gaat, beslissingen zijn vaak onvoldoende scherp, het ligt altijd aan de communicatie. We zijn hier onhandig in. Vereist is een consequente managementstijl en al even stringente communicatie-afspraken om IT Governance daadwerkelijk effectief te laten zijn. Dat heeft dan te maken met vergadertechniek en -discipline, met het opstellen en verspreiden van agenda’s en besluitenlijstjes. Succes ermee! Bellen mag ook.

De gemeente Hellendoorn heeft de opdracht voor levering van 275 ultra thin clients gegund aan de Utrechtse dienstverlener Dataman. Met de opdracht is een bedrag van ca Euro 300.000 gemoeid (inclusief servers, software en onderhoud). Dataman was de enige partij die op deze aanbesteding ingeschreven heeft……..  Bron: Computable 24 augustus 2010

Ziet er voor de hand liggend uit:

De Indiase overheid gaat het onderwijs een enorme push geven door cursusmateriaal te digitaliseren en de 25.000 colleges en 504 universiteiten van het land aan te sluiten op een breedbandnetwerk. Als onderdeel van dit programma is ook een tablet PC ontwikkeld o.m. geschikt voor tekstverwerking, websurfen en videoconferencing. Het is een look-a-like iPad (de Ipad) geworden met een kostprijs van slechts 35 USD. Het apparaat draait op een Linux-besturingssysteem. Volgens de Indiase minister van werkgelegenheid Kapil Sibal kan de kostprijs bij massaproductie nog verder omlaag tot 10 USD. Bron: Automatiseringsgids

‘Beste Allen,

Ik werk op een klein kantoor met 2 collega’s. Op het moment ben ik aan het onderzoeken hoe wij ons ICT gebeuren kunnen vereenvoudigen.

Op het moment hebben we op kantoor 3 computers en een server die op Windows 2003 draait. Die server maakt dagelijks contact met een andere externe server om backups door te sturen. Tevens haalt deze server onze e-mail op van een andere partij die oa. spam filtert. De server wordt onderhouden door een zoon van de directeur maar die heeft niet altijd tijd. Nu zie ik het voordeel van die server nog niet zo in.(is een server overbodig als er maar 3 man werken?)

Wat willen we: …………………………  Wat zijn op dit moment de overwegingen:

1. server behouden maar een professionele partij vinden die het onderhoud pleegt. behoud van sharepoint

2. alles lokaal draaien en via netwerk mappen en printers delen en via bijv. KPN backup’s maken. Outlook synchroniseren met Online Outlook. Sharepoint vervangen door windows verkenner met een duidelijke mappenstructuur.

3. een Virtual Dedicated server huren en alles uit handen geven.

Echter vinden we het heel lastig om een keuze te maken. vandaar deze post. Wat kunnen jullie aan adviezen geven? mijn collega’s zijn beiden 55plus en geen computer experts. Ik trouwens ook niet. We willen een zo stabiel mogelijke oplossing. weinig onderhoud, weinig gezeur. weinig kosten. Alle adviezen zijn welkom! Alvast bedankt!’

Bron: post op forum gathering/tweekers.net, 1 maart 2010

Senior Lean IT Consultant gevraagd.

Seth Godin is een held. Althans ik vind hem een held. Hij is van ‘The Purple Cow’ en ‘All Marketers are Liars’. Zonder zijn mini-boekje ‘the dip’ zou dit weblog allang niet meer bestaan. Nu heeft hij weer een eenvoudig idee: je mag 1 woord bedenken voor 2010. Gewoon een woord waarvan je denkt: daar gaat het om! Daar zou iedereen eens wat vaker bij stil moeten staan in 2010.

Ik ken bijvoorbeeld iemand die denkt dat het gaat om Integraliteit in 2010. Zoiets. Maar het mag ook Metamorfose zijn of  Dooi of e-Participatie. En dan op 1 A4-tje even uitleggen waarom. Seth Godin heeft dit aan 70 eigenwijze vrienden gevraagd en dat levert een mooie verzameling voor de komende dagen op: What Matters Now. Een gratis e-book.