IT SIMPLIFICATION

De Belastingdienst maakt serieus werk van IT Simplification.  Door de contracten met ca. 500 externen dit voorjaar te verbreken gaat men een forse besparing realiseren (Computable, 11 april 2009). Deze bezuiniging betekent dat een groot aantal projecten stopgezet gaat worden. Dat zal het management van ict binnen de Belastingdienst vereenvoudigen. Minder doen is immers de meest voor de hand liggende maatregel in het kader van IT Simplification. Helaas betreft 1 van de projecten die op de nominatie staan om stopgezet te worden nu juist het terugdringen van de complexiteit van de ict-infrastructuur. 

Hoe komt het dat de ict binnen organisaties, d.w.z. alle software, hardware, netwerken, telefonie, internet etc., zo ingewikkeld en onbeheersbaar is geworden? Eenvoudige vraag, complex geheel. Een paar invalshoeken: 

1. technologie
2. IT-medewerkers
3. veranderingen van buitenaf
4. management
5. organisatiecultuur

De voortdurende en voortgaande technologische ontwikkeling is ongetwijfeld een belangrijke veroorzaker van de complexiteit. Nieuwe mogelijkheden volgen elkaar in hoge snelheid op en de verleiding is groot om ze uit te proberen of toe te passen. Innoveren. De ict-industrie bevindt zich nog steeds in een onrustige groeifase. Internet-toepassingen, van mobiel naar Personal Digital Assistant, slimmere benutting van server-capaciteit (consolidatie en virtualisatie), telefonie via het netwerk en via computer hardware (VOIP) zijn een paar voorbeelden van actuele issues, maar dit lijstje kan gemakkelijk veel langer gemaakt worden.

IT’ers zijn technische, beta georienteerde medewerkers die veelvuldig verzoeken van gebruikers moeten behandelen en met collega’s moeten overleggen over de informatiebehoeften van de organisatie. Daar zit meestal niet hun kracht. In de loop der jaren zijn it’ers in veel organisaties overmatig klantgericht geworden. U vraagt, wij draaien is ten koste gegaan van de onderlinge samenhang en afstemming binnen ict.

De interactie met de buitenwereld vereist veelvuldig aanpassing van de ict. Vanuit klanten, leveranciers, de overheid worden regelmatig nieuwe eisen gesteld aan de onderlinge informatie-uitwisseling. Bedrijfsovernames, fusies en andere samenwerkingsvormen dwingen tot gehele of gedeeltelijke afstemming van ict-faciliteiten.

Het management heeft inzake ict veel laten gebeuren. Veel directies, raden van bestuur en eindverantwoordelijken voor ict hebben ja gezegd tegen ingrijpende projecten zonder de essentie goed te begrijpen en een harde kritische beoordeling. Voor het beheer van ict binnen organisaties is inmiddels het begrip Governance in gebruik genomen. Dit beheer van hardware (’het wagenpark’), databases, software-liccenties en vooral software aanpassingen is een ondergeschoven kindje.

De bedrijfscultuur is als een saus over de ict-constellatie van een organisatie. Technology driven of conservatief, bureaucratisch of flexibel, kennis georienteerde professionals of uitvoerende arbeid, statisch of dynamisch, locaal of internationaal, decentral of centraal georganiseerd, autocratisch of democratisch aangestuurd: allemaal cultuur-aspecten die een grote invloed hebben op ict-beslissingen bijvoorbeeld in de sfeer van authorisaties en beveiliging, standaard software of maatwerk, het benutten van nieuwe communicatiemogelijkheden, de bereidheid tot outsourcing van ict, etc.

Deze 5 invalshoeken helpen bij een eerste verkenning van oorzaken achter de ict-complexiteit. Aanvullingen?

ICT is vaak ingewikkeld, onoverzichtelijk en moeilijk beheersbaar. Deze complexiteit zorgt zowel in de persoonlijke levenssfeer als binnen organisaties voor onnodige kosten, tijdverspilling en frustratie. Dit weblog beoogt de vereenvoudiging van ICT binnen organisaties te stimuleren door uitwisseling van meningen, nieuws, artikelen en onderzoeken rondom dit thema. ICT heeft veel vooruitgang gebracht maar de effectiviteit van  toepassingen en de beleving van professionals en gebruikers kan sterk verbeteren door meer focus op eenvoud.