IT SIMPLIFICATION

Recent is een LinkedIn poll gehouden over de vraag: Wat is de belangrijkste reden voor het mislukken van projecten? 35% van de 250 respondenten kiest voor ‘Opdrachtgevers weten niet wat ze willen’ als belangrijkste oorzaak voor falende projecten. ‘Ineffectief gedrag hindert samenwerking’ krijgt 30% van de stemmen. Heel weinig respondenten kiezen voor ‘Projectmanagers missen certificeringen’ (2%) en ook ‘Slecht gebruik van methoden/technieken’ krijgt weinig stemmen (11%). Aan de project-methodologie ligt het dus gelukkig niet. In de commentaren op LinkedIn is terecht gewezen op het ontbreken van een aantal relevante faal-oorzaken in de antwoordcategorieën. Men miste o.m. als faal-factoren: ‘de omvang (te groot, te ambitieus) van projecten’, onvoldoende betrokkenheid gebruikers / voorbereiding’, ‘gebruik van vakjargon in documenten’ en ‘samenstelling projectteam’.

Terug naar de uitkomsten van de enquête. Die sluiten goed aan bij een Slideshare-presentatie over ICT-projecten die ik vorig jaar maakte samen met Arie Klootwijk (Buro Bloemers). Titel: KING2, SuperVisie over projecten.

In ons verhaal is KING1 de eindgebruiker. Uiteindelijk is de klant immers koning. PRINCE2 is een gecertificeerde project- manager, die minder belangrijk is dan het volk denkt. De sleutel voor het welslagen van projecten ligt bij KING2, de opdrachtgever. Duidelijk is dat de opdrachtgever afkomstig moet zijn uit het volk, uit de business dus, en niet uit het ICT-paleis. Potentieel probleem is dat deze KING2 teveel op afstand blijft en niet in actie komt als er signalen komen dat het project minder goed verloopt. Ook gebeurt het dat een stuurgroep wordt ingesteld met meerdere KING2′s: topfunctionarissen die vooral naar elkaar kijken als problemen opdagen. Nog risicovoller is een getrapt opdrachtgeverschap (koning, keizer, admiraal). Denk aan een gedelegeerd opdrachtgever, de opdrachtgever, een voorzitter stuurgroep en een voorzitter programma-stuurgroep ofwel escalatie-management. Het valt niet mee. Het is de kunst om het geheel overzichtelijk en eenvoudig te houden. Ook adequate management-informatie in de vorm van een project-rapportage is een randvoorwaarde voor goed functioneren van KING2. Kort en bondig is het devies.

Grote ICT-projecten blijven moeilijk.

Ter voorkoming van ellende is door de Rijksoverheid de Engelse project-review methode OGC Gateway geadopteerd. Deze methode heeft 2 bijzondere kenmerken: Snelkookpan en Peer-to-peer. De daadwerkelijke review vindt plaats gedurende 1 week; eerst drie dagen interviews, dan een dag schrijven en een dag rapporteren. De reviews worden uitgevoerd door een team bestaande uit 4 collega’s (van hetzelfde stevige niveau) van de opdrachtgever van het project. Zodoende is er meteen level playing field. Bureau Gateway, een onderdeel van het Ministerie van BZK onder leiding van Pieter Frijns, traint de reviewers, bereidt de reviews voor en bewaakt de procedure. Door de intensiteit van de methode en het vereiste hoge niveau van de peers is een grote pool gecertificeerde reviewers nodig. Naar het zich laat aanzien zal de methode ook in andere sectoren en niet alleen voor ICT-projecten gebruikt kunnen worden. In de UK worden bijvoorbeeld de vele projecten in het kader van de Olympische Spelen in 2012 met de Gateway-methode bewaakt. Bureau Gateway orienteert zich dan ook op uitbreiding van het werkveld en het aantal reviewers. Zie: Computable 17 maart 2009 en de website van OGC.

Prof. Chris Verhoef van de Vrije Universiteit in Amsterdam heeft onderzoek gedaan naar het verloop van een groot aantal ICT-projecten. Geconcludeerd is dat in het bedrijfsleven de faalkans van ICT-projecten tenminste 18% is en in de overheidssector tenminste 36%.  De belangrijkste verklaringen voor het verschil tussen overheid en bedrijfsleven zijn de omvang van de projecten (bij de overheid veel groter) en de aanbestedingsregels voor de overheid. In het artikel in NRC Focus van maart 2009 worden als voorbeelden van mislukkingen genoemd: UWV (WIA-project), Hagemeyer (ERP), Belastingdienst (meerdere projecten), ministerie van Defensie (ERP), Hornbach (ERP), Free Record Shop (ERP) en Samas (ERP).