IT SIMPLIFICATION

Nog een voorbeeld van EU-vereenvoudiging: “Vanaf 1 juli zijn de kromme komkommer en de wrattige wortel weer helemaal terug”, aldus Mariann Fischer Boel, Commissaris voor landbouw en plattelandsontwikkeling. “Maar, alle gekheid op een stokje: dit concrete voorbeeld illustreert duidelijk dat het ons menens is met het decimeren van de administratieve rompslomp. Dit soort dingen hoeft niet op EU‑niveau te worden vastgelegd. De markt regelt dat zelf veel beter. Dankzij deze veranderingen zal de consument vrij kunnen kiezen uit een zo groot mogelijk assortiment producten. Het gaat niet aan om producten waar absoluut niets mis mee is, weg te gooien enkel en alleen omdat zij niet de juiste grootte of vorm hebben.”

Een interessante vereenvoudigings-case aangezien in dit voorbeeld juist niet voor standaardisatie van het product gekozen is. Meer standaardisatie in het administratieve deel van het bedrijfsproces is afgewogen tegen meer logistieke rompslomp, rommeliger kistjes in de schappen van de groente-afdeling en tegen nieuwe aanduidingen voor consumenten om het onderscheid met de standaard groente- en fruit-afmetingen te communiceren.

Bron: EU press releases Rapid 30 juni 2009

Vice President Günter Verheugen responsible for Enterprise and Industry, said: “We want ICT products and services to continue to be the drivers of the enormous growth of innovation we have seen during the past 15 years. We want to set the right conditions to boost the competitiveness of the European ICT industry and give fresh impetus to get out of the current economic crisis. A new modern ICT standardisation policy will also allow us to successfully respond to changing societal, market and policy needs.”

Zie het Persbericht en het EU Whitepaper (Modernising ICT Standardisation in the EU – The Way Forward).

Vlug en Lenig is een populaire naam onder gymnastiek-, handbal- en voetbalverenigingen. Het is een noemer die ook een ICT-afdeling niet misstaat. ‘Goedemiddag, met de afdeling Vlug en Lenig, waar kan ik u mee van dienst zijn?’ Heerlijk zou dat zijn!
Organisaties die IT Simplification hebben doorgevoerd, kunnen zo’n Vlug en Lenig-afdeling hebben. IT Simplification toepassen betekent: minder doen, minder zelf doen, meer van hetzelfde, het zelf begrijpen, ontwarren, ontdubbelen, opruimen en oorzaken aanpakken (zie ‘ICT complexiteit aanpakken’ d.d. 4 mei 2009).
De resultaten zijn:

–>  lagere kosten m.n. door standaardisatie, geen overbodigheden en minder budget-overschrijdingen
–> grotere strategische wendbaarheid bij fusies, overnames of afsplitsingen
–> minder risico’s vanuit ICT voor de continuïteit van de bedrijfsvoering
–> betrouwbaarder management-informatie 
–> beter beheer mogelijk van een opgeruimd geheel  

‘Lean and mean’ is de Angelsaksische aanduiding voor het ambitieniveau. Ik houd het op Vlug en Lenig.

Een recente discussie over software standaardisatie binnen de LinkedIn-group ICT Vereenvoudiging heeft de volgende inzichten opgeleverd:

> Het gaat niet alleen om software standaardisatie, maar ook (en misschien wel eerst) om standaardisatie van bedrijfsprocessen en master data.

> De keuze voor standaardisatie moet gedragen worden door het management; wat is het gezamenlijke doel en wat zijn de randvoorwaarden? Het management moet ook bereid zijn om de gevolgen te accepteren. Dat is veel belangrijker dan een focus op wat wel en wat niet standaardiseren.

> Voor het draagvlak binnen het lijn-management is duidelijkheid nodig over de gevolgen in de resulaten-rekeningen van bedrijfsonderdelen.  M.a.w. hoe worden de kostenconsequenties van software standaardisatie toegedeeld? Ook is het van belang om helder te zijn over de onderhandelingsruimte voor lokaal management: waarover bestaat keuzevrijheid en wat ligt vast in centraal beleid? 

> Mogelijke belemmeringen voor software standaardisatie zijn:

- de behoefte om lokaal ondernemerschap  binnen business units te stimuleren en ICT daarbij als ‘speeltje’ in te zetten;
- het gegeven (of de perceptie) dat bedrijfsprocessen in verschillende bedrijfsonderdelen onderling sterk verschillen;
- grote verschillen qua schaalgrootte van bedrijfsonderdelen.

Pleidooien voor software standaardisatie stuiten in ieder geval in actuele economische situatie op minder weerstand, aldus ook Freddy Van den Wyngaert, CIO van Agfa en Belgische CIO of the Year 2008 in een artikel op de website DataNews onder de titel ‘Succesvolle creatie van IT Value in goede en slechte tijden’.

Single-sign-on is een gevleugeld begrip en een voor-de-hand-liggend streven in het kader van ICT Vereenvoudiging.  Het is niet handig om eerst meerdere gebruikersnamen en wachtwoorden in te moeten vullen voor verschillende applicaties alvorens aan het werk te kunnen. Dat geldt in de privesituatie maar ook, of misschien met name in het bedrijfsleven  Het ministerie van EZ (staatssecretaris Frank Heemskerk) heeft een project opgestart om iets te doen aan het grote aantal verschillende inlogsystemen met aparte wachtwoorden van verschillende overheidsdiensten voor ondedrnemers. Er is een budget van 7 miljoen Euro (!) beschikbaar voor het ontwikkelen van nieuwe manieren van eHerkenning teneinde de digitale sleutelbos van ondernemers zo klein mogelijk te maken.  Capgemini heeft eind vorig jaar een rapport over dit vraagstuk opgesteld onder de titel ‘Push to open doors’. Het klinkt allemaal logisch, maar de vraag is of dit probleem echt bestaat. Als MKB- ondernemer heb ik er de afgelopen 15 jaar geen last van gehad. Is dit voor grotere ondernemingen echt een issue? Of is het zo dat het vaak toch verschillende afdelingen zijn die met verschillende overheidsloketten van doen hebben? En is het niet ook zo dat er wel veel verschillende overheidsdiensten zijn, maar dat een aantal daarvan slechts zeer incidenteel gebruikt wordt door ondernemers en een aantal hoog-frequent? In het Capgemini-rapport gaat het niet meer over de probleem-erkenning, maar om het aandragen van oplossingsrichtingen.

Uitgangspunten voor ICT Vereenvoudiging:

Minder doen
—> minder functionaliteiten aanbieden aan gebruikers

Minder zelf doen
—> meer ict uitbesteden aan derden tenzij ict een kerncompetentie is

Meer van hetzelfde
—> standaardiseren van software, hardware en data

Zelf begrijpen
—> beslissers moeten ict en belangrijke ict-beslissingen zelf doorgronden

Ontwarren en opruimen
—> de ict-architectuur ontdoen van verkeerde combinaties en niet gebruikte software en hardware verwijderen

Oorzaken aanpakken
—> ICT complexiteit komt niet vanuit het niets: strategie, business model, bedrijfsproces
en organisatiecultuur zijn potentiële veroorzakers van complexiteit