IT SIMPLIFICATION

over vereenvoudiging van ict in organisaties

Flower

Posts Tagged ‘transparantie’

Apps, SaaS, Excel…..en Application Portfolio Management

Veel organisaties beschikken over een onoverzichtelijke hoeveelheid ICT-toepassingen met bijbehorende hoge licentiekosten en onderhoud-inspanningen. Functionele overlap tussen sommige van die softwarepakketten is dan onvermijdelijk en ook de interfaces tussen de verschillende toepassingen vergen veel aandacht en onderhoud.

Daar is het volgende op bedacht: APM ofwel Application Portfolio Management. Het hele zaakje wordt keurig geïnventariseerd, functionaliteiten afgestemd op de gebruikers, voorzover mogelijk gestandaardiseerd, en dat alles ook helemaal volgens de regels, fully compatible.

Helaas is dat geen easy go. De introductie van APM gaat vaak gepaard met Application Overhaul, een grote schoonmaak. Dat is niet zo gek: eerst de bezem er doorheen als een overzichtelijk plaatje nodig is van de software-zolder. Struikelblok bij zo’n grote schoonmaak is legacy software: verouderde, vaak aangepaste en slecht beheerde, maatwerk software in het kern-bedrijfsproces van de organisatie. Zolang er niets gebeurt blijft het wel doordraaien, maar wijzigingen en nieuwe koppelingen zijn buikpijn-veroorzakers. Vernieuwing is een migraine-dossier. Opruimen en APM: liever even niet.

Ook onder het tapijt kan bij een Application Overhaul van alles blijken te liggen. Sommige softwarepakketjes met een klein aantal gebruikers zijn ooit decentraal aangeschaft en vervolgens nooit aangemeld ter ‘naturalisatie’ bij de ICT-afdeling. Omvangrijker is de problematiek van de Excel-oplossingen. Creatieve knutselaars hebben de mooiste toepassingen in Excel gebouwd, vooral als de ICT-afdeling het te druk heeft en de lijn-manager veel haast. Buiten beeld, maar soms cruciaal voor het bedrijfsproces, en daarmee kwetsbaarheid veroorzakend. Kenmerkend voor tapijten is dat men ze liever niet optilt. Weerstand tegen APM, dus.

Maar APM zal door twee ontwikkelingen juist hoger op de prioriteitenlijst komen: Apps en Saas. Organisaties krijgen te maken krijgen met Apps: kleine, soms bijna maatwerk, ICT-toepassingen die handig gebruik maken van gemeenschappelijke platform-software en data.  Nu nog vooral in het prive-domein van de smartphones, maar in toenemende mate ook binnen het bedrijfsleven. Heel gemakkelijk, maar volgens sommigen verslavend. SaaS, ofwel Software as a Service, zorgt ervoor dat software niet formeel aangeschaft hoeft te worden. Op basis van pay-per-use kan een toepassing, als een dienst, via internet gebruikt worden. Daar waar het ondernemerschap gepropageerd wordt, en dat is niet alleen bij Philips, zullen de Apps en de SaaS-oplossingen populair worden. Beide lenen zich immers uitstekend voor decentrale aanschaf en beheer.

Decentraal beheer? Dat is een uitdaging. Of is decentraal Application Portfolio Management juist een kans? APM decentraal beleggen is misschien wel effectiever dan centraal, big brother aangestuurd. En dat levert dan direct een belangrijke ICT-verbeterslag op, aangezien APM nog geen gemeengoed is. Beter decentrale APM dan geen APM. Flankerende afspraken over IT Governance, de besluitvorming over ICT, zijn dan wel een randvoorwaarde.

 

Whitepaper: IT Governance voor Beslissers

Governance voor Beslissers? Bestaan er dan ook papers, boeken en websites over Governance, die niet over besluitvorming gaan?

Ja, dat is nou precies het probleem. Het onderwerp IT Governance is verdwaald. Een prachtige illustratie is te vinden op LinkedIn.  Vorig jaar is door Mark Toomey binnen de LinkedIn group IT Governance de volgende uitdaging geplaatst: ‘Describe IT Governance in no more than 160 characters SMSmessage.’ Die oproep heeft inmiddels 201 reacties opgeleverd. De diversiteit is geweldig. Heel interessant!

Volgens mij gaat IT Governance primair over besluitvorming: Wie gaat er hier eigenlijk waar over, als we het over ICT hebben? Ik heb over dit onderwerp een whitepaper geschreven gebaseerd op een concrete praktijkcase. Kosteloos verkrijgbaar via de Aurelia! website. Ben benieuwd wat je ervan vindt.

TCO: Total Cost of Ongemak

Dat klinkt onaardig, maar zo is het niet bedoeld. De afkorting TCO wordt te pas en te onpas gebruikt voor de totale kosten van ICT van een organisatie. Het is populair ICT-jargon. Maar het oorspronkelijke concept van TCO wordt zelden consequent gehanteerd. Te ingewikkeld. Total Cost of Ownership is bedacht door de Gartner Group in de vorige eeuw om ook de kosten van ongemak voor gebruikers, bijvoorbeeld wachttijd (downtime) en opleidingsuren, en de indirecte kosten als doorbelastingen van andere afdelingen (financiën, personeelszaken, facilitair e.d.)  mee te nemen in de totale ICT-kosten van een organisatie. Het bijzondere van het TCO-concept zit dus juist in die indirecte gebruikers- en organisatiekosten.

Total Cost of Ownership

Interessant concept, leuk plaatje, maar een brug te ver. Want veel organisaties weten vandaag de dag helemaal niet hoeveel men jaarlijks aan ICT uitgeeft: gewoon aan out-of-pocket kosten en afschrijvingen. Dat lijkt mij nog steeds een onmisbaar kengetal.

En ondertussen is TCO alweer ingehaald door methodieken om de toegevoegde waarde van ICT te berekenen. Het gaat immers om de bijdrage van ICT aan het bedrijfsresultaat. Terecht punt, maar nog moeilijker.  Dus eerst maar eens even die gewone jaarlijkse ICT-kosten inventariseren. En die dan ook zo noemen, en niet TCO, want dan zouden we nu ook de kosten van ‘digital distraction’ (spelen met PDA, Twitter, Facebook, LinkedIn, etc) mee moeten nemen. Dan doet zich de vraag voor: is dat nou gemak of ongemak? Maar laten we bij het begin beginnen.

Beslissen over ICT valt niet mee.

Knopen doorhakken over ICT is lastig. Het gaat altijd over big money, er is veel vakjargon, innovatie jakkert voort, ongemak voor gebruikers dreigt, IT security, pfff…..

IT Governance is het thema. Marketing Governance? HR Governance? Financial Governance? Nooit van gehoord. Corporate Governance wel, maar dat klinkt ook als een relevant onderwerp. Hoezo eigenlijk IT Governance? We hebben hier een kernprobleem van ICT in organisaties te pakken. Er zijn veel boeken en artikelen over IT Governance geschreven. In de wetenschap zijn Peter Weill en Jeanne Ross de meest relevante auteurs. Er is ook een serieus IT Governance Institute. De neiging is groot om het ‘vakgebied’ te verbreden. IT management, security & risk management, beheer van hardware en software, compliancy, ICT-strategievorming, control. Wat valt er eigenlijk niet onder IT Governance?

Volgens mij is het simpel: IT Governance gaat over aansturing en besluitvorming: Wie gaat er hier eigenlijk waar over, als we het over ICT hebben? De relevante rollen moeten belegd zijn binnen de organisatie. De verdeling van taken en verantwoordelijkheden is inzichtelijk te maken door de ICT-onderwerpen in een RAPID- of RACI-matrix te verdelen over de functies en overlegorganen. Samen met een inventarisatie van het geldende ICT-beleid (principes, beleidskeuzes, recente notities) ontstaat een helder plaatje van de IT Governance. Vergeet niet de interne corporate governance toe te voegen. Zonder context geen ICT. Zo ontstaat helderheid en duidelijkheid.

Maar gaat het ook werken, zo’n notitie over IT Governance? Definitieve besluitvorming wordt vaak uitgesteld, terwijl de werkelijkheid door gaat, beslissingen zijn vaak onvoldoende scherp, het ligt altijd aan de communicatie. We zijn hier onhandig in. Vereist is een consequente managementstijl en al even stringente communicatie-afspraken om IT Governance daadwerkelijk effectief te laten zijn. Dat heeft dan te maken met vergadertechniek en -discipline, met het opstellen en verspreiden van agenda’s en besluitenlijstjes. Succes ermee! Bellen mag ook.

Simpel: Sim-Only

Simpel is een telecom-aanbieder met alleen sim-only telefonie. Dat business model had ik een tijdje geleden ook bedacht, ….. maar bestaat natuurlijk allang. De abonnementen-rijstebrij van veel telecom-aanbieders is als een doolhof zonder midden. Uiteindelijk beslist de consument vaak met een ‘op hoop van zegen’ gevoel.

Simpel is een slim concept. Mooie eenvoudige website. Sterke pay off: ‘Nederland houdt van Simpel’. Mooi logo. De keuzemogelijkheden zijn beperkt en helder gepresenteerd. De belangrijkste vereenvoudiging zit in het weglaten van de combi abo-apparaat. Het is die combinatie die de tarieven van de grote mobiele telefonie-aanbieders ondoorzichtig maakt. Bij Simpel neem je een abonnement en de telefoon koop je gewoon bij online-aanbieders als bijvoorbeeld PDAshop of GSMweb.

Simpel is een MVNO, een  Mobile Virtual Network Operator.  Deze virtuele telecomproviders maken gebruik van het netwerk van KPN, Vodafone of van T-Mobile, de drie GSM-operators in Nederland. Simpel maakt gebruik van het netwerk van KPN. De meeste MVNO’s bieden overigens de gebruikelijke combinatie van abonnement en telefoon aan. Er zijn er heel veel: van Telfort, Hi en Ben tot en met RaboMobiel, AldiTalk, AjaxMobile en HyvesMobile.

ICT en een Transparante Overheid

De Wet Openbaarheid Bestuur levert volgens kamerlid Mariko Peters van GroenLinks onvoldoende transparantie op. Zij doet 6 voorstellen om de toegankelijkheidvan documenten te verbeteren:

1. Alle documenten op een openbare lijst (een register)

2. Online beschikbaarheid van alle documenten (en online aanvragen indien een beslissing nodig is)

3. Beter gevulde websites (o.m. met agenda’s, besluiten, wetsvoorstellen, convenanten, deskundigenadviezen e.d.)

4. Betere uitwisseling met open standaarden

5. ICT-projecten zelf transparanter (a la IT Dashboard van regering Obama)

6. Informatietoezichthouder

bron: www. webwereld.nl

500 miljard USD per maand???

November vorig jaar publiceerde Roger Sessions een white paper over de omvang van ICT-mislukkingen. Een gigantisch bedrag rolde uit zijn rekensom die ik eerder samenvatte. Inmiddels is er commentaar. Bruce F. Webster (‘Making IT work since 1974′) kon de aanklacht van Sessions tegen de prestaties van IT niet over zijn kant laten gaan en schreef er een post over op zijn weblog. Webster is een muggenzifter (‘…. Sessions made the simple mistake of using the PDF page count rather than the document’s actual page numbering.’ pffff), maar heeft ook her en der een punt, en die zijn zeer substantieel qua effect. Hij concludeert dat Sessions er voor wat betreft de overheidssector bijna een factor 10 naast zit. Ten aanzien van IT-projecten in het bedrijfsleven vindt Webster dat Sessions ook veel te pessimistisch is. Een goede onderbouwing  door Webster met alternatieve uitkomsten ontbreekt helaas. De ‘over de duim’ berekening van Sessions blijft wat mij betreft interessant en de moeite van het nader onderzoeken en monitoren waard. Ook al gaat het mogelijk  ’slechts’ om enige tientallen miljarden USD per maand.

Trotse USA-CIO

‘Taking a page from our efforts here in the Obama Administration, the United Kingdom today launched data.gov.uk- a site to aggregate datasets from the UK government. It is exciting to see the seeds of openness, accountability, and transparency taking root around the world.’

Aldus Vivek Kundera, de federale CIO van de USA en de initiator van de Federal IT Dashboard, over de nieuwe website van de Britse overheid, die overigens veel breder van opzet is. In december meldde Kundera en passant in een diepte-interview met Information Week dat ook de CIO van Nederland interesse heeft om het US-dashboard te kopiëren (bron: webwereld.nl).

Transparant = Eenvoud?

De CIO van de federale overheid in de USA, Vivek Kundra, heeft afgelopen zomer een nieuwe website gelanceerd met informatie over de ICT-uitgaven van de verschillende onderdelen van de Amerikaanse overheid: it.usaspending.gov. Het is de moeite waard want het gaat over meer dan 75 miljard US dollar aan uitgaven per jaar. Aanleiding voor Vivek Kundra was het grote aantal projectmislukkingen in ICT. In 2008 ging het om circa een derde van alle ICT-investeringen binnen de overheid.
Het idee achter de website is dat meer inzicht in gegevens over het verloop van projecten leidt tot beter management: ‘….we need a new foundation for management – one built on the values of transparancy, accountability, and responsibility….’. Vivek Kundra vindt het normaal om aan de belastingbetaler inzicht te geven en verantwoording af te leggen. Hij gebruikt de website ook als een instrument om de cultuur binnen de overheid te beinvloeden.
De website ziet er fraai uit. Gekozen is voor dashboard-design met veel drill-downs.

Page optimized by WP Minify WordPress Plugin