IT SIMPLIFICATION

De gemeente Hellendoorn heeft de opdracht voor levering van 275 ultra thin clients gegund aan de Utrechtse dienstverlener Dataman. Met de opdracht is een bedrag van ca Euro 300.000 gemoeid (inclusief servers, software en onderhoud). Dataman was de enige partij die op deze aanbesteding ingeschreven heeft……..  Bron: Computable 24 augustus 2010

‘Beste Allen,

Ik werk op een klein kantoor met 2 collega’s. Op het moment ben ik aan het onderzoeken hoe wij ons ICT gebeuren kunnen vereenvoudigen.

Op het moment hebben we op kantoor 3 computers en een server die op Windows 2003 draait. Die server maakt dagelijks contact met een andere externe server om backups door te sturen. Tevens haalt deze server onze e-mail op van een andere partij die oa. spam filtert. De server wordt onderhouden door een zoon van de directeur maar die heeft niet altijd tijd. Nu zie ik het voordeel van die server nog niet zo in.(is een server overbodig als er maar 3 man werken?)

Wat willen we: …………………………  Wat zijn op dit moment de overwegingen:

1. server behouden maar een professionele partij vinden die het onderhoud pleegt. behoud van sharepoint

2. alles lokaal draaien en via netwerk mappen en printers delen en via bijv. KPN backup’s maken. Outlook synchroniseren met Online Outlook. Sharepoint vervangen door windows verkenner met een duidelijke mappenstructuur.

3. een Virtual Dedicated server huren en alles uit handen geven.

Echter vinden we het heel lastig om een keuze te maken. vandaar deze post. Wat kunnen jullie aan adviezen geven? mijn collega’s zijn beiden 55plus en geen computer experts. Ik trouwens ook niet. We willen een zo stabiel mogelijke oplossing. weinig onderhoud, weinig gezeur. weinig kosten. Alle adviezen zijn welkom! Alvast bedankt!’

Bron: post op forum gathering/tweekers.net, 1 maart 2010

Hans Reterink (Berenschot) constateert terecht dat bij ICT outsourcing vaak een niet-opgeruimde ICT-constellatie overgedragen wordt aan een externe dienstverlener.  De beheerkosten blijken dan achteraf hoger te zijn dan in de oude eigen-beheer situatie. De interne ICT-afdeling besteedde namelijk onvoldoende of geen tijd aan niet of weinig gebruikte ICT-onderdelen terwijl de externe dienstverlener keurig aandacht wil besteden aan alle onderdelen. Ten onrechte wordt dan geconstateerd dat outsourcing duur is. Eerst opruimen!

Zie ‘Simplificeren bespaart kosten bij outscourcen’ Computable 21 september 2009.

Uitgangspunten voor ICT Vereenvoudiging:

Minder doen
—> minder functionaliteiten aanbieden aan gebruikers

Minder zelf doen
—> meer ict uitbesteden aan derden tenzij ict een kerncompetentie is

Meer van hetzelfde
—> standaardiseren van software, hardware en data

Zelf begrijpen
—> beslissers moeten ict en belangrijke ict-beslissingen zelf doorgronden

Ontwarren en opruimen
—> de ict-architectuur ontdoen van verkeerde combinaties en niet gebruikte software en hardware verwijderen

Oorzaken aanpakken
—> ICT complexiteit komt niet vanuit het niets: strategie, business model, bedrijfsproces
en organisatiecultuur zijn potentiële veroorzakers van complexiteit