IT SIMPLIFICATION

Veel organisaties beschikken over een onoverzichtelijke hoeveelheid ICT-toepassingen met bijbehorende hoge licentiekosten en onderhoud-inspanningen. Functionele overlap tussen sommige van die softwarepakketten is dan onvermijdelijk en ook de interfaces tussen de verschillende toepassingen vergen veel aandacht en onderhoud.

Daar is het volgende op bedacht: APM ofwel Application Portfolio Management. Het hele zaakje wordt keurig geïnventariseerd, functionaliteiten afgestemd op de gebruikers, voorzover mogelijk gestandaardiseerd, en dat alles ook helemaal volgens de regels, fully compatible.

Helaas is dat geen easy go. De introductie van APM gaat vaak gepaard met Application Overhaul, een grote schoonmaak. Dat is niet zo gek: eerst de bezem er doorheen als een overzichtelijk plaatje nodig is van de software-zolder. Struikelblok bij zo’n grote schoonmaak is legacy software: verouderde, vaak aangepaste en slecht beheerde, maatwerk software in het kern-bedrijfsproces van de organisatie. Zolang er niets gebeurt blijft het wel doordraaien, maar wijzigingen en nieuwe koppelingen zijn buikpijn-veroorzakers. Vernieuwing is een migraine-dossier. Opruimen en APM: liever even niet.

Ook onder het tapijt kan bij een Application Overhaul van alles blijken te liggen. Sommige softwarepakketjes met een klein aantal gebruikers zijn ooit decentraal aangeschaft en vervolgens nooit aangemeld ter ‘naturalisatie’ bij de ICT-afdeling. Omvangrijker is de problematiek van de Excel-oplossingen. Creatieve knutselaars hebben de mooiste toepassingen in Excel gebouwd, vooral als de ICT-afdeling het te druk heeft en de lijn-manager veel haast. Buiten beeld, maar soms cruciaal voor het bedrijfsproces, en daarmee kwetsbaarheid veroorzakend. Kenmerkend voor tapijten is dat men ze liever niet optilt. Weerstand tegen APM, dus.

Maar APM zal door twee ontwikkelingen juist hoger op de prioriteitenlijst komen: Apps en Saas. Organisaties krijgen te maken krijgen met Apps: kleine, soms bijna maatwerk, ICT-toepassingen die handig gebruik maken van gemeenschappelijke platform-software en data.  Nu nog vooral in het prive-domein van de smartphones, maar in toenemende mate ook binnen het bedrijfsleven. Heel gemakkelijk, maar volgens sommigen verslavend. SaaS, ofwel Software as a Service, zorgt ervoor dat software niet formeel aangeschaft hoeft te worden. Op basis van pay-per-use kan een toepassing, als een dienst, via internet gebruikt worden. Daar waar het ondernemerschap gepropageerd wordt, en dat is niet alleen bij Philips, zullen de Apps en de SaaS-oplossingen populair worden. Beide lenen zich immers uitstekend voor decentrale aanschaf en beheer.

Decentraal beheer? Dat is een uitdaging. Of is decentraal Application Portfolio Management juist een kans? APM decentraal beleggen is misschien wel effectiever dan centraal, big brother aangestuurd. En dat levert dan direct een belangrijke ICT-verbeterslag op, aangezien APM nog geen gemeengoed is. Beter decentrale APM dan geen APM. Flankerende afspraken over IT Governance, de besluitvorming over ICT, zijn dan wel een randvoorwaarde.

De Provincie Limburg heeft een groot probleem met informatievoorziening. Een belangrijk project (Aristoteles) is mislukt en de schade is inmiddels opgelopen tot 2,5 miljoen euro. De provincie heeft nu besloten om een strategisch informatieplan op te stellen. Dat is sowieso een goed idee. Misschien is het ook een idee om eens bij de 11 andere provincies langs te gaan en te vragen hoe zij het doen, die ICT.

Je zou namelijk denken dat die andere 11 provincies ongeveer dezelfde taken uitvoeren als de provincie Limburg.

Wat doen provincies eigenlijk? De belangrijkste provinciale taken zijn ruimtelijke ordening (structuurvisies),   milieu (o.m. schoonmaak vanverontreinigde terreinen, afspraken om stank en luchtvervuiling te beperken), waterbeheer (bevaarbaarheid rivieren, sloten en plassen, gezond zwemwater en afvalwaterzuivering van huishoudens en fabrieken), aanleg en onderhoud van wegen en bruggen, bevordering van economische ontwikkeling en werkgelegenheid (lobby bij overheid en vooral EU), behoud van waardevolle landschappen, welzijn (geestelijke gezondheidszorg, bibliotheekwerk, toezicht op verzorgings- en verpleeghuizen), bevorderen cultuur, recreatie en sportbeoefening en toezicht op gemeenten (vooral financieel) en toezicht op de waterschappen.

Dat klinkt naar: veel bevorderen van, toezicht op, samenwerking met, visie ontwikkelen op, behoud van e.d. Vooral een regisserende rol dus. Weinig omvangrijke transactionele processen, met uitzondering misschien van subsidieverlening en vergunningenbeheer.  Je zou denken dat het vooral om kantoorautomatisering gaat voor de ruim 900 medewerkers. Of is het ingewikkelder….??

Vroeger……. stonden veel fabrieken naast beken en rivieren. Een schoepenrad in het snelstromende water zorgde voor de aandrijving van machines. De stoommachine maakte het al rond 1800 mogelijk om fabrieken door te laten draaien, onafhankelijk van water-, wind- of paardenkracht. Business continuity. Maar nog steeds had iedere fabriek zijn eigen krachtcentrale. Pas aan het einde van de 19de eeuw kon men de energie van stoommachines of -turbines omzetten in elektriciteit en verspreiden via een wisselstroom-netwerk.  In gebieden met veel industrie werd het efficiënter en veiliger om gezamenlijk een stroomgenerator te bouwen en die te verbinden met de individuele fabrieken. De geboorte van de elektriciteitscentrale.

Zo zal het ook gaan met ICT. Veel bedrijven hebben nog een eigen computerruimte met een verzameling servers (file-, mail-, web-, database-, applicatie-, proxy-, etc.-servers), soms een oude telefooncentrale, veel bekabeling, een ingewikkeld koelsysteem en een blusinstallatie. Maar langzaam maar zeker snappen we wat dat mysterieuze ‘Cloud Computing’ betekent. Cloud = Internet. Dus als je cloud computing gebruikt dan gebruik je het internet voor rekencapaciteit en voor data opslag. Niet meer in-house, maar gewoon via internet ergens anders. Niet in de lucht. De afgelopen decennia gebruikten we deze servers op andere locaties vooral om data op te slaan. Zodoende noemen we die centrales met servers nog steeds Datacenters. Dat is een vergissing: het zijn ICT-centrales.

Het is altijd eng om eerste levensbehoeften aan anderen over te laten. Maar zoals de moestuin er alleen nog is voor de liefhebbers, zo zal ook de computer (met rekencapaciteit en gegevensopslag) het pand verlaten. Een diepvriesje met wat reservegroente is soms handig. En bedrijven en organisaties, zoals ziekenhuizen, die nu een noodaggregaat hebben voor het geval de electriciteit uitvalt, zullen ook noodcomputer-faciliteiten in huis houden, maar dit zijn de uitzonderingen.

Nicholas Carr, de man van ‘Does IT Matter?’ (blijft een briljante titel) schreef in 2008 ‘The Big Switch’ over deze parallel tussen ICT en elektriciteit. Op 2 maart 2011 spreekt hij in Amsterdam bij het John Adams Institute. Hij is verguisd en geprezen. Carr is een uitdager. Zijn lezing zal waarschijnlijk vooral gaan over zijn nieuwe boek ‘The Shallows’ over de toenemende oppervlakkigheid in de internet-maatschappij.

Interessante afweging van voor- en nadelen van software standaardisatie bij de overheid. De Raad van State is weer teruggevallen op hun oude vertrouwde personeel- en salarisadministratiepakket Allshare. P-Direkt, de gemeenschappelijke dienst bij het Rijk voor de personeel- en slarisadministratie, voldeed niet voor de Raad van State, omdat aldus een woordvoerder: ‘de medewerkers behoren niet tot de typische ambtenaren die je op de ministeries tegenkomt en hebben een andere bijzondere rechtspositie.’ De Raad van State was overigens al in het jaarverslag van 2007 kritisch over P-Direkt. Het is dus de vraag of het hier gaat om een inhoudelijke afweging van voor- en nadelen of om een meer principiële grondhouding. Ik heb de Grondwet er even op nagekeken, maar de artikelen 73 tot en met 75 (over de Raad van State) lijken geen aanleiding te geven tot afwijking van standaardisatie .

Bron: Computable 1 feb 2011

Outsourcing is an important road that may lead to IT Simplification. It is not a short and straight lane however. Organisational learning on IT outsourcing tends to be slow. There are outspoken opponents as well as enthousiastic supporters. Outsourcing of IT may be followed up by tough renegotiations or even by insourcing back again. From literature and practice 12 Golden Rules for IT Outsourcing are:

1. Outsource only stable and non-core activities; selective or incremental outsourcing is to be preferred above complete, package deal outsoucing

2. Built a business case with costs and benefits; watch the transaction costs and the in-house costs closely; include value creation in the business case and review periodically

3. Formalise the sourcing process with RFI and RFP

4. Ensure supplier capabilities; pay visits to references

5. Multi supplier outsourcing has a higher success rate than one single partner outsourcing

6. Detailled contracts, including mechanisms for changes and innovation, out-perform vague, open-ended contracts; still mutual trust is key

7. Create a triple-win contract for business, IT and suppliers with shared and transparant risks and rewards

8. Establish a IT demand-supply organization before outsourcing

9. Secure the in-house management of external suppliers before transition

10. Manage the transformation tight and keep the transition phase as short as possible

11. Make IT outsourcing a shared business-IT decision

12. Go for a  low risk approach as the risk of failure has proven to be serious

Sources:

Information Technology Sourcing: Reflections and Lessons 1991-2007 –  Willcocks, Leslie, Mary Lacity and Sara Cullen

5 Reasons why outsourcing must move up the CEO’s agenda – Willcocks, Leslie in Shared Services & Outsourcing Network September 2009

Outsourcing Performance 2010 Research Note – Giarte

De gemeente Hellendoorn heeft de opdracht voor levering van 275 ultra thin clients gegund aan de Utrechtse dienstverlener Dataman. Met de opdracht is een bedrag van ca Euro 300.000 gemoeid (inclusief servers, software en onderhoud). Dataman was de enige partij die op deze aanbesteding ingeschreven heeft……..  Bron: Computable 24 augustus 2010

‘Beste Allen,

Ik werk op een klein kantoor met 2 collega’s. Op het moment ben ik aan het onderzoeken hoe wij ons ICT gebeuren kunnen vereenvoudigen.

Op het moment hebben we op kantoor 3 computers en een server die op Windows 2003 draait. Die server maakt dagelijks contact met een andere externe server om backups door te sturen. Tevens haalt deze server onze e-mail op van een andere partij die oa. spam filtert. De server wordt onderhouden door een zoon van de directeur maar die heeft niet altijd tijd. Nu zie ik het voordeel van die server nog niet zo in.(is een server overbodig als er maar 3 man werken?)

Wat willen we: …………………………  Wat zijn op dit moment de overwegingen:

1. server behouden maar een professionele partij vinden die het onderhoud pleegt. behoud van sharepoint

2. alles lokaal draaien en via netwerk mappen en printers delen en via bijv. KPN backup’s maken. Outlook synchroniseren met Online Outlook. Sharepoint vervangen door windows verkenner met een duidelijke mappenstructuur.

3. een Virtual Dedicated server huren en alles uit handen geven.

Echter vinden we het heel lastig om een keuze te maken. vandaar deze post. Wat kunnen jullie aan adviezen geven? mijn collega’s zijn beiden 55plus en geen computer experts. Ik trouwens ook niet. We willen een zo stabiel mogelijke oplossing. weinig onderhoud, weinig gezeur. weinig kosten. Alle adviezen zijn welkom! Alvast bedankt!’

Bron: post op forum gathering/tweekers.net, 1 maart 2010

Hans Reterink (Berenschot) constateert terecht dat bij ICT outsourcing vaak een niet-opgeruimde ICT-constellatie overgedragen wordt aan een externe dienstverlener.  De beheerkosten blijken dan achteraf hoger te zijn dan in de oude eigen-beheer situatie. De interne ICT-afdeling besteedde namelijk onvoldoende of geen tijd aan niet of weinig gebruikte ICT-onderdelen terwijl de externe dienstverlener keurig aandacht wil besteden aan alle onderdelen. Ten onrechte wordt dan geconstateerd dat outsourcing duur is. Eerst opruimen!

Zie ‘Simplificeren bespaart kosten bij outscourcen’ Computable 21 september 2009.

Uitgangspunten voor ICT Vereenvoudiging:

Minder doen
—> minder functionaliteiten aanbieden aan gebruikers

Minder zelf doen
—> meer ict uitbesteden aan derden tenzij ict een kerncompetentie is

Meer van hetzelfde
—> standaardiseren van software, hardware en data

Zelf begrijpen
—> beslissers moeten ict en belangrijke ict-beslissingen zelf doorgronden

Ontwarren en opruimen
—> de ict-architectuur ontdoen van verkeerde combinaties en niet gebruikte software en hardware verwijderen

Oorzaken aanpakken
—> ICT complexiteit komt niet vanuit het niets: strategie, business model, bedrijfsproces
en organisatiecultuur zijn potentiële veroorzakers van complexiteit