IT SIMPLIFICATION

‘Beste Allen,

Ik werk op een klein kantoor met 2 collega’s. Op het moment ben ik aan het onderzoeken hoe wij ons ICT gebeuren kunnen vereenvoudigen.

Op het moment hebben we op kantoor 3 computers en een server die op Windows 2003 draait. Die server maakt dagelijks contact met een andere externe server om backups door te sturen. Tevens haalt deze server onze e-mail op van een andere partij die oa. spam filtert. De server wordt onderhouden door een zoon van de directeur maar die heeft niet altijd tijd. Nu zie ik het voordeel van die server nog niet zo in.(is een server overbodig als er maar 3 man werken?)

Wat willen we: …………………………  Wat zijn op dit moment de overwegingen:

1. server behouden maar een professionele partij vinden die het onderhoud pleegt. behoud van sharepoint

2. alles lokaal draaien en via netwerk mappen en printers delen en via bijv. KPN backup’s maken. Outlook synchroniseren met Online Outlook. Sharepoint vervangen door windows verkenner met een duidelijke mappenstructuur.

3. een Virtual Dedicated server huren en alles uit handen geven.

Echter vinden we het heel lastig om een keuze te maken. vandaar deze post. Wat kunnen jullie aan adviezen geven? mijn collega’s zijn beiden 55plus en geen computer experts. Ik trouwens ook niet. We willen een zo stabiel mogelijke oplossing. weinig onderhoud, weinig gezeur. weinig kosten. Alle adviezen zijn welkom! Alvast bedankt!’

Bron: post op forum gathering/tweekers.net, 1 maart 2010

Zie de bijgewerkte tab (rechtsboven) Lectuur.

Roger Sessions ziet kansen. Hij heeft uitgerekend dat wij wereldwijd per maand zo’n 500 miljard USD kwijt raken aan IT-falen. Dat biedt mogelijkheden. Sessions, een expert op het gebied van IT-architectuur, is er van overtuigd dat complexiteit de boosdoener is. Hij onderscheidt zes oorzaken van complexiteit in IT:

- Teveel onderdelen of functionaliteiten samengevoegd in 1 systeem ofwel onvoldoende opdeling (decompositie); er zijn teveel interne onderlinge afhankelijkheden tussen onderdelen; die zijn vaak geleidelijk ontstaan door toevoegingen aan het systeem in de loop der tijd. Vraagt om opdelen.

- Teveel kleine onafhankelijke systemen naast elkaar waardoor de onderlinge coordinatie (communicatie) problemen veroorzaakt.  Onvoldoende samenvoeging (recompositie) noemt Sessions dit fenomeen dat gemakkelijk kan ontstaan in een Service Oriented Architecture (SOA) wanneer services te smal gedefinieerd worden.

- Verkeerde opdeling (partitioning failure) kan plaatsvinden wanneer een systeem is opgedeeld in subsystemen, waarbij een onderdeel (data of functionaliteit) is toegewezen aan twee of meer sub-systemen of een onderdeel niet is toegewezen, maar aan de aandacht is ontsnapt.

- Functies moeten worden samengevoegd in 1 subsysteem wanneer het gebruik van de ene functie vrijwel altijd ook het gebruik van de andere functie impliceert. Wanneer functies zijn samengevoegd die niet bij elkaar horen, waardoor een complexe opeenhoping (of kluwen) is ontstaan, spreekt Sessions van verkeerde samenvoeging (synergistic failures).

- Wanneer subsystemen onvoldoende duidelijk van elkaar gescheiden zijn ontstaan afbakenings-problemen. Dit kan voorkomen wanneer subsystemen bijvoorbeeld een gemeenschappelijke database gebruiken.

- Een laatste veel voorkomende oorzaak voor complexiteit zijn volgens Sessions overbodigheden. Onnodige functionaliteit ontstaat meestal door een verkeerde analyse van de business requirements.

Bron: The Six Faces of IT Complexity – Roger Sessions (The ObjectWatch Newsletter, August 2008)

Vincent Van Quickenborne is Belgisch minister o.a. verantwoordelijk voor Administratieve Vereeenvoudiging. Recent is bekend gemaakt dat  in 2008 door de federale overheid in België administratieve vereenvoudigingen gerealiseerd zijn die een besparing van Euro 92,9 mln hebben opgeleverd. Van dit bedrag is 22 miljoen Euro te danken aan nieuwe openbare electronische toepassingen  in de sfeer van e-government. Voorbeelden van projecten in deze categorie zijn de inschrijving van voertuigen via internet en belasting-aangiften via internet. Voor de periode 2009-2011 zijn door Van Quickenborne de volgende vier belangrijke administratieve vereenvoudigings-projecten aangekondigd:

* versnelling procedure aan- en verkoop van huizen
* electronische aangifte auteursrechten
* gebruik electronische identiteitskaart als vervoerbewijs in openbaar vervoer
* oprichting van verenigingen via internet

Bronnen: De Standaard en HLN België

Secrets of Simplicity: rules for being simple and usable (Giles Colborne)

View more presentations from cxpartners.

Vereenvoudiging binnen ICT heeft veel te maken met de beleving van apparaten en software door gebruikers. Voor designers van huizen, websites, liften, afstandsbedieningen, stuurhutten in boten, PDA’s, magnetrons, printers, waarvan niet eigenlijk, is gebruikersvriendelijkheid een belangrijk thema. Bijgevoegd een heldere presentatie van Giles Colborne ‘The Secrets of simplicity’. 128(!) sheets, maar in een prettige door-blader-stijl. Bruikbaarheid (’usability’) is de resultante van efficiency, effectiviteit en tevredenheid. Colborne stelt dat bruikbaarheid en eenvoud bijna identiek zijn. Hij formuleert 4 strategieën om tot vereenvoudiging te komen: 1. minder features 2. verbergen van features 3. groeperen en 4. verplaatsen van features. Vervolgens ook twee Wetten van Vereenvoudiging: 1. Complexiteit wordt nooit volledig weggenomen, maar alleen verminderd en verplaatst en 2. Eenvoud is een beleving in het hoofd van de gebruiker. Die subjectiviteit is wat mij betreft ook een belangrijk gegeven: wat de één als eenvoudig en overzichteluijk ervaart kan een ander als buitengewoon complex beleven.